Многие компании начинают работать с CRM как с хранилищем сделок, но забывают о том, что помимо фиксации данных система может с ними работать. И бывали случаи, когда CRM есть, а отчеты все ещё ведутся в Excel, который не синхронизируется с реальной работой отдела продаж. В результате цифры в отчётах и фактическая ситуация в бизнесе просто не совпадают
Часть лидов теряется между этапами, сделки зависают без движения, менеджеры не заполняют поля, а отчёты собираются на «грязных» данных. В итоге собственник смотрит на дашборд, но не может принять ни одного решения. А таблица ему в этом не помогает, а только сильнее вводит в заблуждение.
Проблема не в том, что аналитики нет.
Проблема в том, что она не отражает реальную картину.
Именно поэтому вопрос не в том, «есть ли у вас отчёты», а в том, можно ли на их основе понять:
- где вы теряете лиды
- на каком этапе проседает конверсия
- какие сделки реально двигаются, а какие просто висят
- сколько денег вы недополучаете каждый месяц
Мы в CRM EXPERTS в каждом проекте доработки CRM системы проверяем не только её работоспособность, но и состояние аналитики. И в этой статье мы расскажем:
- Главные проблемы руководителей без аналитики.
- Проблемы в работе компании с аналитикой
- Какие показатели и отчеты критически важны
- Какая аналитика есть в вашей CRM
- Как состаить список требований к аналитике
Главная проблема собственника
Когда руководитель открывает аналитику в CRM, он сталкивается не с отсутствием данных, а с их избытком. Именно по этой причине в нормальном проекте внедрения прописывается также: какой должна быть аналитика и какие показатели вам нужны.
А если этого сделано не было, то вы получаете хорошо работающую систему, но не можете потом посмотреть отчеты по работе того же отдела продаж. Ведь аналитику, как и всякий инструмент также необходимо настраивать.
С какими ситуациями мы сталкиваемся чаще всего.
1. Нет понимания: Какие отчёты действительно нужны
В CRM может быть десятки отчётов: по сделкам, по менеджерам, по источникам, по конверсии, по задачам.
Руководитель открывает аналитику, видит большой список и возникает логичный вопрос — на что смотреть в первую очередь.
Разбираться в каждом отчёте отдельно времени нет и как результат руководство не может определить, какие данные на самом деле ему нужны.
2. Метрики, расшифровка которых занимает время
В отчётах появляются показатели вроде CV, CTR, ROI и другие сокращения.
Для маркетолога например это стандартные показатели.
Но для владельца бизнеса — это часто просто набор букв, который не отвечает на главный вопрос:
Где компания зарабатывает, а где теряет деньги.
3. Данные есть, но они «грязные»
Менеджеры не заполняют обязательные поля, неправильно закрывают сделки или дублируют информацию.
В результате:
- конверсия считается некорректно
- источники работают «в плюс» на бумаге, но не приносят денег
- данные не считываются системой и отчеты изначально не верные
Из-за таких проблем чаще всего прибегают к выгрузке из таблицы, но это только усугубляет ситуацию.
4. Сложно настроить отчет самостоятельно
Даже когда понятно, какие данные нужны, возникает следующий вопрос — как их правильно визуализировать.
Как лучше показать динамику продаж: таблицей, графиком или диаграммой?
Как построить отчёт, чтобы сразу было видно проблемные этапы воронки?
В итоге руководитель тратит время не на управление продажами, а на попытку разобраться с инструментом.
В теории кажется все просто:
“Нужно определить ключевые показатели бизнеса и настроить аналитику так, чтобы они были видны сразу.”
Но есть один нюанс, в системе это очень сложно сделать тому, кто не знает, где что находится и как правильно визуализировать данные.
Какие отчеты нужны всегда?
Малому и среднему бизнесу не требуется настраивать и внедрять десятки отчётов. В них попросту нет необходимости. Достаточно использовать минимальное количество данных, которых будет достаточно для управления компанией.
Краткий список отчетов, которые вам могут пригодится
• Отчёт по продажам
Показывает выручку, сумму оплат, средний чек и динамику продаж.
• Отчёт по работе менеджеров
Позволяет видеть загрузку сотрудников, количество сделок в работе, конверсию и личные результаты каждого менеджера.
• Воронка продаж
Показывает движение сделок по этапам и помогает быстро увидеть, где теряются клиенты.
Эти три блока дают руководителю ключевые цифры:
- сколько сделок сейчас в работе
- какой средний чек
- какой объём продаж делает команда
- где сделки «застревают» в процессе продажи
Яркий пример настройки отчетов вы можете посмотреть на нашем канале.
Это аналитика отдела продаж, которую мы делали для нашего клиента из сферы e-commerce. Тут вы сможете увидеть яркий пример аналитики по отделу продаж и понять, как это должно выглядеть.
На какие показатели обращать внимание?
Изначально у вас должен быть определён набор показателей, которые вы отслеживаете на постоянной основе. Без контроля прибыли и понимания пути клиента бизнес не сможет развиваться.
Если на текущий момент такого списка показателей нет, на старте достаточно сфокусироваться на базовом наборе метрик, который позволит выстроить первичную аналитику и понять, что происходит в продажах.
Количество лидов
Количество лидов отражает не столько спрос, сколько результат работы маркетинговых каналов. При этом анализ общего объёма заявок не эффективен в работе.
Что учесть дополнительно:
— раздельный учёт лидов по каналам привлечения
— сопоставление количества лидов с фактическими оплатами
— оценку доли нецелевых или дублирующихся заявок
Сделки в работе
Показатель количества активных сделок используется для оценки загрузки отдела продаж, однако без дополнительных параметров он ничем не поможет.
Для корректного анализа необходимо учитывать:
— длительность нахождения сделки в каждом этапе
— наличие активности по сделке (звонки, задачи, комментарии)
— распределение сделок по стадиям воронки
Без этого вы не сможете понять, как на самом деле работают ваши сотрудники и сколько клиентов дошли до сделки.
Конверсия
Мы рекомендуем отслеживать её максимально детально, разбирась на каждом етапе воронки и у каждого менеджера где отваливаются лиды. Например:
— конверсия по этапам воронки
— конверсия по каналам привлечения
— конверсия по менеджерам с учётом типа сделок
Снижение конверсии всегда связано с конкретным участком или сотрудником. Это нужно понимать чтобы быстро исправить ситуацию.
Средний чек
Средний чек используется для оценки структуры выручки, однако вам необходима также углубленная детализация, чтобы понимать ситуацию.
— учитывать распределение по сегментам клиентов
— анализировать связь с каналами привлечения
— учитывать влияние повторных продаж и допродаж
Рост среднего чека может быть обусловлен сокращением количества мелких сделок, а не повышением эффективности продаж. В этом случае общая прибыль может падать, а вы этого не заметите.
В какой CRM лучшая аналитика?
Есть один неприятный момент, который не нравится тем, кто ищет «простое решение»: универсального ответа в стиле «вот в этой CRM есть все для твоего бизнеса и не нужно ничего настраивать » не существует.
А почему так получается? Потому что каждый бизнес работает по-разному и аналитика это отражение работы ваших бизнес-процессов.
Когда заходим на проект, мы собираем решение опираясь на показатели, которые вы хотите отслеживать и спрашиваем мнение специалистов, которые работают в вашей команде.
В одном случае текущая CRM закрывает все задачи по аналитике — просто её нужно нормально настроить. В другом — система не дотягивает по функционалу и интеграциям, и тогда вопрос уже не в донастройке, а в пересборке архитектуры или миграции на другую платформу. Потому что попытка «докрутить сверху» через сторонние сервисы не всегда приводит к должному результату.
Поэтому вся работа начинается не с выбора CRM, а с понимания задачи: что именно должен видеть руководитель, какие решения он принимает на основе данных и какие цифры для него критичны в ежедневной работе. Это фиксируется в формате требований — по сути, это и есть техническое задание на аналитику.
Мы подготовили краткую справку по возможностям аналитики в CRM-системах, которые чаще всего выбирают наши клиенты чтобы вы могли посмотреть, как они отличаются на практике.
1. Zoho CRM
Кому подойдет:Среднему и крупному бизнесу, которому важно контролировать все источники данных и процессы внутри команды. Такая аналитика подходит собственникам, которые уверенно работают с цифрами и принимают решения на их основе. Также она эффективна для руководителей отделов, которым нужен детальный контроль ключевых показателей бизнеса.
В чем главное преимущество: у системы есть целый модуль-конструктов Zoho Analytics. Сервис позволяет быстро создавать интерактивные дашборды, сводные таблицы, графики и отчёты, а также выполнять прогнозирование на основе данных. Отчёты легко делятся с коллегами или клиентами, доступ можно гибко настраивать, а обновление данных — автоматизировать.
Такой модуль позволяет централизовать аналитику за счет большого количества интеграций их в каталоге более 200. Кроме того, в Zoho Analytics встроен интеллектуальный помощник Zia, работающий на базе ИИ — он может помогать вам в анализе данных, но необходимо отслеживать качество его работы.
2. Pipedrive CRM
Кому подойдет: Pipedrive выбирают компании с простым и линейным циклом сделки, где важно видеть воронку продаж.Обычно это малый бизнес и команды до 20–30 человек. Однако, для работы в Pipedrive необходимо знание английского языка, потому часто эту систему выбирают те, кто работает с западным рынком.
Аналитика в этой CRM отлично зайдет тем, кому не нужно огромное количество данных на екране. А достаточно нескольких ключевых показателей, к примеру: количество сделок, конверсии, результаты работы по маркетинговым каналам. И все это доступно в самой системе без внедрения BI-инструментов.
В чем главное преимущество:
В Pipedrive реализована детальная аналитика по воронке продаж которая позволит отделу продаж совершенствовать подход в работе с клиентами.
Отдельного внимания заслуживает функционал по маркетинговым каналам и кампаниям с разбором производительности, конверсий и вовлечённости, благодаря чему можно точно оценивать эффективность каждого источника трафика. Уже включена синхронизация с рекламными сервисами, такими как Meta и Google, что позволяет быстро собирать данные без дополнительных доработок.
Система также позволяет гибко настраивать отчёты и выводить нужные метрики в дашборды без дополнительной разработки, что делает аналитику доступной без внедрения BI-решений.
Система также получила своего AI-помощника, который легко настраивается и быстро обучается.
3. Key CRM
Кому подойдет: отлично подходит малому и среднему бизнесу, который продаёт физические товары или работает в e-commerce через онлайн-каналы. Система ориентирована на то, чтобы максимально “выжать” информацию для отдела продаж и дать руководителю понятную картину по заказам, менеджерам и деньгам без настроект и разработки других дашбордов. Отчеты тут все стандартные и готовые к работе, требуют только минимальной настройки и подключения каналов откуда поступают данные.
Ключевые преимущества: Аналитика в Key CRM прекрасно подойдет тем, кто только начинает глубоко вникать в анализ данных. Она объединяет данные из разных каналов и формирует стандартные отчёты по продажам, финансам, эффективности менеджеров, товарам и источникам заказов. В системе можно отслеживать ключевые показатели (KPI), сезонность и динамику спроса, что упрощает возможность прогнозирования.
В системе это выглядит так: есть конкретные отчеты, которые выводятся на екран. К примеру аналитика по заказам, финансовая, по менеджерам и так далее.
Но очень важно понимать ограничение системы: KeyCRM хорошо закрывает стандартные задачи операционного учета и базовой аналитики, но её возможности заканчиваются там, где бизнесу требуется гибкая доработка, сложные кастомные сценарии или объединение данных из внешних источников. В отличие от Zoho CRM, где систему можно глубоко перестраивать под любой бизнес-процесс Key CRM такой перестройке не поддается.
Это означает, что отчёты и аналитика в ней работают стабильно в рамках заданной модели, но не предполагают серьёзного расширения логики или построения сложных BI-структур.
4. Keepin CRM
Кому подойдет:подходит малому бизнесу и небольшим компаниям с линейной моделью продаж. Чаще всего её выбирают те, кому нужна готовая аналитика. А также бизнесы, где важен складской учёт и контроль остатков.
Главные преимущества:с точки зрения аналитики система построена вокруг модуля «Статистика», который автоматически собирает данные по ключевым процессам и предоставляет уже готовые отчёты. Это упрощает работу на старте, но одновременно ограничивает возможности кастомизации и создания собственных аналитических сценариев.
В базовой аналитике доступны стандартные блоки, также как и в Key CRM. Но особое внимание уделяется складской аналитике.
5. Uspacy CRM
Кому подойдет: Uspacy хорошо подходит малому и среднему бизнесу, который уже работал с Bitrix24 и привык к комплексным системам с большим количеством данных, отделов и внутренних процессов. Чаще всего её выбирают компании, которым важна командная работа, отслеживание результатов работы внутри отделов и контроль показателей на уровне всей компании.
Главные преимущества: С точки зрения аналитики Uspacy построена многослойно. В системе есть стандартная аналитика продаж, отдельные панели управления командами и разрезы по отделам, где можно отдельно смотреть показатели маркетинга, продаж и других подразделений. Дополнительно доступна аналитика по сотрудникам, что позволяет оценивать эффективность не только на уровне отдела, но и на уровне конкретных исполнителей.
Отдельный плюс — раздел продуктивности, который открыт не только для руководителей, но и для самих сотрудников. Это позволяет команде самостоятельно отслеживать свои показатели и оперативно корректировать работу без постоянного контроля сверху.
Система также поддерживает масштабирование за счёт открытого API, что позволяет интегрировать её с внешними сервисами и расширять аналитические возможности. При этом важно понимать, что это именно интеграционный подход, а не глубокая кастомизация.
Это 5 CRM-систем, которые чаще всего выбирают наши клиенты. Мы описали только ключевые преимущества каждой из них.
Предупреждаем: аналитика — это всегда индивидуальная история. Универсального решения здесь не существует. Один и тот же инструмент может работать совершенно по-разному в зависимости от структуры бизнеса, процессов и условий, в которых он используется. Даже если вам нужна аналитика уровня Uspacy это не значит, что вам нужно переежать с Keepin. Ведь иногда достаточно добавить дополнительный инструмент.
Поэтому любые сравнения и рекомендации стоит воспринимать как ориентир на пути к желаемому результату, а не как готовое решение “под копирку”.
Если у вас есть вопросы по аналитике или вы хотите разобраться, как это можно реализовать в вашей системе — напишите нам. Наши менеджеры проконсультируют и помогут подобрать оптимальное решение под ваш бизнес.
Как составить список требований к аналитике?
Прежде чем обращаться к специалистам с вопросом внедрения или настройки аналитики, вам важно сначала внутри компании понять, что именно вы хотите получить. Это ключевой момент, после которого вы сможете начать искать специалистов для выполнения задачи. Очень часто бизнес приходит с запросом “нам нужна аналитика”, без конкретики и это усложняет поиск решения.
Чтобы это определить, какие показатели и формат аналитики вам нужен необходимо выполнить следующие пункты:
Первое — опрос сотрудников.
Соберите людей, которые работают с данными и принимают решения: руководителей отделов, менеджеров, аналитиков. Узнайте, какие показатели они используют в работе, чего им не хватает и какие данные реально влияют на результат, а также формат и отображение отчетов. Зафиксируйте это.
Второе — зафиксируйте свою позицию как собственника.
Ответьте себе: что вы как собственник хотите видеть на дашбордах. Какие показатели для вас критичны, какие решения вы хотите принимать на основе цифр и что для вас вообще означает “управляю бизнесом через цифры”
Третье — Определите тип аналитики, который вам нужен
Существует несколько типов аналитики и важно заранее понять, какая из них действительно нужна вашему бизнесу
Это важно определить заранее, потому что разные типы аналитики требуют индивидуальной настройки и нужно посмотреть возможно ли в целом отобразить данные в таком ключе, который вам необходим.
Четвертое — визуализируйте структуру будущих отчётов.
Не нужно сложных схем. Достаточно понять базовую логику: какие блоки должны быть в аналитике, что вы хотите видеть на первом уровне, что — в детализации, как должна выглядеть картина в целом. Отчеты должны быть комфортны в отображении и восприятии.
Пятое — проверьте функционал вашей СRM.
Посмотрите, может ли ваша система закрыть эти требования. Если да — значит вопрос решается настройкой. Если нет — смотрите, какие интеграции доступны и можно ли расширить аналитику через внешние сервисы.
Шестое — обратитесь к специалистам
К этому моменту у вас уже есть понимание задачи, и к специалистам вы приходите не с запросом “сделайте нам аналитику”, а с конкретными требованиями, под которые можно искать решение. Также это поможет вам в их поиске, ведь понимая, что конкретно вы хотите вы сможете найти компанию, которая вам нужна по её кейсам.
Посмотреть наши кейсы и то, с какими системами мы работаем, к примеру можно здесь.
Выводы и итоги
В этой статье мы разобрали, что такое дашборды, для чего они нужны и какие ключевые преимущества дают бизнесу. Какие метрики необходимо смотреть на самом деле и как не запутаться в аналитике.
А если нужен дашборд для вашего бизнеса
Наша команда готова помочь с разработкой и интеграцией дашбордов в CRM‑систему. Мы внедряем аналитические панели для разных отделов и процессов, настраиваем визуализацию и отчётность, а также обучаем команду работе с инструментом.
Мы работаем с полным циклом: аудит источников данных, построение логики, визуализация, настройка отчётов и обучение. При необходимости подключаем партнёров для решений любой сложности, чтобы дашборд полностью соответствовал вашим задачам и помогал эффективно управлять бизнесом.
Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂
