Как автоматизировать малый бизнес и чем поможет CRM система

Малый бизнес обычно работает благодаря постоянному контролю его владельца. Он вовлечен во все процессы, все проверяет и контролирует. Пока клиентов немного — это работает. Но как только бизнес начинает расти, такая модель быстро даёт трещину. Ошибок становится больше, сроки начинают «плыть», а руководитель физически не успевает быть везде и сразу. И делегировать задачи становится необходимостью.

Делегировать вы можете не только людям, но и CRM системе, и мы рекомендуем это делать одновременно.

Автоматизация бизнес-процессов — это не про «сложно и не понятно как с этим работать». Это про освобождённое время владельца бизнеса, понятные правила работы для команды и предсказуемый результат. Когда процессы зафиксированы и автоматизированы, сотрудники реже ошибаются, задачи не теряются, а бизнес перестаёт зависеть от настроения и памяти конкретных людей.

В этой статье разберём, зачем малому бизнесу автоматизация и какие задачи стоит поручить CRM системе. А также как внедрять всё поэтапно — без стресса, лишних затрат и остановки работы компании.

Когда стоит задуматься о внедрении CRM для малого бизнеса?

Зачастую в небольших компаниях каждый из сотрудников совмещает несколько ролей.

К примеру: менеджеры по продажам формируют и пакуют заказы помимо обслуживания клиентов, маркетолог может быть и SMM, и таргетологом, а владелец отвечает за финансовое планирование и развитие бизнеса. А также проверяет всех сотрудников. Потому что как показывает практика в малом бизнесе обычно команды до 10 человек.

Пока задач немного, все работает. Но по мере масштабирования и пополнения команды контролировать всех становится сложнее.

Автоматизация бизнес процессов в малом бизнесе позволяет разгрузить в первую очередь руководителя, поскольку ему теперь проще просматривать работу каждого отдела. А потом уже и сотрудников. Передать рутинные операции программам и сервисам, которые делают работу проще и быстрее.

К примеру у сотрудников:

Главные преимущества автоматизации:

➕ Усиление и упрощение контроля
Автоматизация дает руководителю понятную картину по продажам, финансам и клиентам в режиме реального времени с помощью дашбордов. И больше не нужно ждать отчет несколько дней. Теперь проще корректировать работу бизнеса и предпринимать действия, если ситуация может стать критической.

➕ Прозрачность работы компании = скорость
Когда процессы работают по правилам и регламентам, а не «как захочется», компания увеличивает скорость обработки заявок и как следствие может выходить на новый уровень. Компания начинает работать над улучшением продукта и его совершенствованием.

➕ Увеличение продаж без найма дополнительных сотрудников
После внедрения CRM конверсия повышается на 10-15% уже в первый квартал. И теперь вам не нужно нанимать новых сотрудников, чтобы увеличить объем выполненных работ. Вы можете автоматизировать часть процессов: формирование ттн, чеков, напоминание о прозвоне, автоматическая рассылка и тд, чтобы добиться увеличения продаж.

Когда внедрение CRM = необходимый шаг?

Многие привыкли думать, что внедрение системы это только для «большого бизнеса», но на самом деле внедрять систему нужно, пока бизнес ещё небольшой. Чтобы вы получили четкую структуру работы компании, которую потом нужно масштабировать.

Главный маркер необходимости внедрить автоматизацию это, когда владелец бизнеса физически не может держать в голове всё: задачи, клиентов, сделки, договорённости. Постоянно «проверять каждого» уже не получается — да и не должно так быть, руководитель должен приходить за результатами работы и проверять их.

Сотрудникам тоже становится сложнее. Вместо работы с клиентами они всё больше времени тратят на переписки, отчёты, напоминания и согласования. Задач больше, времени меньше — ошибок становится больше, усталость накапливается быстрее.

В результате более 60% рабочего дня уходит на проверки, рутинные задачи и согласования. И как следствие падение конверсии на 20-25%. Доход падает, мотивация тоже. И в какой-то момент начинается кризис. Вот чтобы этого не допустить и внедряется система.

С чего начать автоматизацию малого бизнеса?

Начните с самых простых процессов, которые забирают больше всего времени и повторяются регулярно. Обычно именно там чаще всего возникают ошибки, потому что сотрудник устает делать одно и то же, например: ответы на стандартные вопросы клиентов, оформление документов, подготовка отчетов и рассылки.

Главное правило — не пытаться автоматизировать все сразу. Рекомендуем начать с:

Сократить количество ручных действий при оформлении договоров
Убрать лишние шаги в моменте квалификации лидов
Упростить обмен файлами между сотрудниками
После этого начать строить систему, где каждый процесс описан, разделен на этапы и крайне мало зависит от сотрудников.

К слову мы рекомендуем заказывать для этого аудит бизнес-процессов, чтобы понять, что и как можно автоматизировать.

Топ 10 бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать. Мнение CRM EXPERTS.

Мы собрали 10 бизнес-процессов, которые 100% нужно автоматизировать каждому бизнесу!

1. Прием и обработка заявок

В малом бизнесе ручная обработка обращений с сайта, почты и мессенджеров часто приводит к потере клиентов: менеджеры могут забыть перенести контакт в таблицу, ошибиться с номером или пропустить сообщение из-за большого количества каналов коммуникации.

Как вам помогает CRM-система? Она фиксирует каждое обращение, создает карточку клиента, назначает ответственного менеджера и при необходимости запускает напоминание, чтобы лид был обработан вовремя. А главное вы работаете в одном окне без переключения.

2. Ведение клиентской базы

Если информация о клиентах хранится в таблицах, заметках или мессенджерах, компания теряет контроль над своим главным активом — базой клиентов. При уходе сотрудников существует риск, что часть данных будет утеряна или забрана бывшими коллегами.

CRM-система решает эту проблему: она собирает и распределяет информацию по карте клиента и объединяет историю общения, заказы, документы и счета в одной базе. Вы видите только актуальные данные: кто клиент, что покупал, когда последний раз был контакт с менеджером и какие услуги его интересуют.

3. Документооборот

Ручная работа с документами — один из самых долгих и трудозатратных процессов. Менеджерам приходится копировать шаблоны, вручную подставлять данные и пересылать файлы по почте, что отнимает много времени и повышает риск ошибок.

С помощью автоматизации договоры, счета и акты формируются сами: данные подставляются в шаблоны автоматически. Сотрудники всегда могут работать с актуальными файлами, а вся история изменений сохраняется в карточке клиента. Кроме того, систему можно настроить так, чтобы при определённом событии документ создавался и сразу отправлялся клиенту по почте или в мессенджерах.

4. Финансы и бухгалтерия

Финансовые операции требуют внимательности, и ручной учет часто приводит к забытым платежам, дублирующим счетам и расхождениям в отчетах.

Финансовый модуль CRM автоматизирует весь процесс: система самостоятельно выставляет счета, отправляет клиентам платёжные ссылки, фиксирует поступления и обновляет статус сделок после оплаты.

5. Коммуникация с клиентами

В малом бизнесе менеджеры ведут всю коммуникацию вручную: отправляют письма, уведомления, обзвоны, чтобы напомнить об оплате или ответить на запросы. Если менеджер забудет ответить вовремя, клиент может остаться без нужной информации, а вы без продажи и прибыли.

Система возьмет это на себя: она сама рассылает письма, push-уведомления и SMS по заранее заданным сценариям. Клиенты получают напоминания о заказах, оплате, встречах или акциях без участия менеджера.

6. Маркетинг и реклама

Работа маркетологов по сбору данных отнимает много времени: отчёты собираются вручную, приходится переключаться между множеством вкладок, копировать данные из разных рекламных кабинетов и сводить их в Excel. Из-за этого сложно вовремя оценить эффективность кампаний и есть риск потратить бюджет впустую.

Системы аналитики и автоворонок собирают данные со всех каналов в одном окне, автоматически считают ключевые метрики и показывают, какие кампании приносят больше лидов и продаж.

7. Управление задачами и проектами

Если задачи ведутся в таблицах или мессенджерах, легко потерять часть информации. Сотрудники могут забывать дедлайны, дублировать работу коллег или путаться в зонах ответственности.
Система собирает задачи, отслеживает прогресс, назначает ответственных и напоминает о сроках, что снижает ошибки и повышает эффективность команды.

8. Склад и логистика

Ручной учёт запасов часто приводит к путанице, пересортице и недостачам. А система показывает, какие товары заканчиваются, где они находятся и когда нужно пополнить запас.
Системы также отслеживают движение товара от поступления до отгрузки клиенту.

9. Отчётность и аналитика

Отчёты дают полную картину бизнеса и помогают принимать решения на основе данных — например, сколько менеджеров нужно для продажи ключевых товаров.
Возможности зависят от платформы: CRM может формировать сводки по продажам, выручке, количеству сделок и другим ключевым показателям.

10. Внутренние процессы в работе компании

Кроме работы с клиентами, важно автоматизировать внутренние процессы: согласования документов, напоминания о задачах, отчёты для руководства и стандартные процедуры для сотрудников.
Наличие задачника и четких сроков упрощает процесс работы в целом. И руководству становится легче отслеживать прогресс работы в компании.

Как внедрять систему самостоятельно

Внедрять CRM нужно системно, шаг за шагом. Если сделать все и сразу к примеру: подключить все сервисы и платформы, сотрудники просто потеряются и не смогут эффективно использовать инструменты потому что они потеряются количестве инструментов, а без должного обучения результат вас разочарует. Вот наш краткий список рекомендаций.

Сформировать цель внедрения
Начните с анализа всех бизнес-процессов: где сотрудники чаще всего испытывают проблемы в работе. Ориентируйтесь на два критерия:

• Частота — процессы, которые повторяются ежедневно.
• Стоимость ошибки — любая задержка или недочёт стоит денег.

Для определения целей внедрения системы у нас есть развернутая статья, которая объясняет принцип формирования целей внедрения.

Разобрать бизнес-процессы

Пропишите, кто что делает, в какой последовательности, какие данные использует и какие инструменты применяет. Так будет проще понять, что реально можно автоматизировать.

Выбрать инструменты для работы к примеру если у вас склад, вам нужна CRM и программа складского учета.

Настроить интеграции между системами.

Автоматизация работает только тогда, когда данные между сервисами передаются без ручного вмешательства. Например: менеджер завершил сделку в CRM — остатки на складе обновились, счета сформировались, договор отправлен клиенту.

Обучить команду работе с новым инструментом.

Чтобы работа с системой была эффективной необходимо качественное обучение. Не поленитесь составить регламенты, провести ознакомление с новым инструментом. Чем больше обучающих материалов будет в компании тем быстрее сотрудники смогут пользоваться новым инструментом.

Как внедрять CRM самостоятельно или с интегратором?

Решение о самостоятельном внедрении CRM зависит от ваших потребностей и задач. Часть процессов действительно можно автоматизировать без помощи специалистов. Но важно понимать, что это потребует больших усилий именно от вас, как владельца бизнеса.Потому что именно вы будете вести процесс внедрения, от и до. А иногда настраивать систему и отслеживать результаты придется именно вам.

На практике большинство наших клиентов (более 67%) пробовали внедрять CRM самостоятельно. Чаще всего они сталкивались с трудностями на трёх ключевых уровнях:

• Отсутствие технических знаний.
• Отстутствие понимания принципа работы CRM.
• Сложностями с анализом бизнес-процессов.

Поэтому мы рекомендуем рассматривать работу с интегратором, если у вас нет своего технического отдела. Ведь интегратор помогает правильно настроить систему, учесть все нюансы бизнес-процессов и ускоряет получение корректного результата внедрения.

Если же у вашей компании есть IT-отдел, который понимает, как работают CRM-системы и как можно автоматизировать процессы, вы вполне можете справиться своими силами. Важно лишь чётко понимать цели и возможности системы и поставить корректные задачи своей команде.

Выводы и итоги

Автоматизация малого бизнеса это отличная возможность ускорить масшбатирование вашей компании. Ведь именно с помощью делегирования задач руководитель освобождает время на развитие бизнеса.

Если автоматизировать работу компании на этапе развития, то вы получите хорошую систему для масшабирования, которую можно использовать.

Процессы, которые отнимают больше всего времени, повторяются чаще всего и где чаще всего случаются ошибки, — это ваши первые кандидаты на автоматизацию: прием заявок, клиентская база, документооборот, финансы, коммуникации, маркетинг, задачи и проекты, склад и логистика, отчётность и внутренние процедуры.

Правильный путь внедрения это поетапный анализ всех бизнес-процессов, постановка целей и задач перед автоматизацией вашего бизнеса.

Самостоятельное внедрение возможно, но требует от владельца усилий и знаний. Практика показывает, что большинство компаний, пытаясь внедрять CRM систему самостоятельно сталкиваются с трудностями.

Если у вас нет собственного IT-отдела, мы рекомендуем обратиться к интегратору чтобы внедрить CRM систему.

Если вы хотите внедрить CRM систему — напишите нам. Мы разберём вашу ситуацию, подскажем оптимальный сценарий и предложим решение, которое действительно даст результат.

Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂