Почему техническое задание — это не формальность, а гарантия качественного результата?

Все мы слышали народную крылатую фразу «Без ТЗ будет результат ХЗ» — она знакома каждому, кто работает с подрядчиками. И она действительно имеет смысл. Многие компании, потратив значительные средства на внедрение или доработку IT-продуктов для своего бизнеса получают результат, который не решает их задачи. Причина чаще всего одна — отсутствие качественного технического задания. В нашей нише интеграторов CRM систем эта проблема также присутствует. И сегодня мы поговорим о техническом задании.

Что это такое, для чего необходимо и самое главное: кто должен его оплачивать, клиент или же подрядчик. 

Что такое техническое задание 

Техническое задание — это дорожная карта работ по вашему проекту. Грубо говоря инструкция к тому какой инструмент необходимо создать для вашего бизнеса, чтобы он работал. 

Это полная инструкция по внедрению или доработке вашего проекта, где прописан каждый шаг — от замысла до реализации. Рассмотрим состав технического задания на примере интеграции CRM системы.

 В техническом задании указывается:

• Какие функции должна выполнять в нашем случае CRM система 
• Как должны работать бизнес-процессы внутри системы
• Кто за что отвечает на проекте. Прописаны роли и зоны ответственности
• Сроки и бюджет проекта

Функционал технического задания

Что в ТЗ должно быть мы разобрали, а теперь поговорим о том, какие функции в себе содержит этот документ

1. Фиксирует все договоренности по проекту

Бывает, что вы поговорили с подрядчиком, предложили что-то или наоборот получили идею, и никуда не записали. И все идеи больше нет. А с техническим заданием такого не произойдет ведь это документ в котором записаны все пожелания клиента. Согласованные способы реализации задач, что вам хочется видеть на проекте, а чего вообще не должно быть. 

И прописывать можно абсолютно все, что вы хотите от цвета кнопки, до того, как будет работать ваш бизнес-процесс на уровне CRM системы.

Без этого документа каждый участник проекта держит в голове свою версию договорённостей.

Но у вас возникает вопрос: “А записи встречи недостаточно? Зачем обязательно это ваше тз?” — Запись это хорошо, но давайте откровенно в разговоре не будет обсуждаться техническая реализация проекта и составляться инструкция, как разработчику получить нужный вам результат.

Этот документ — прямая и понятная инструкция для вашего подрядчика. В нём зафиксированы только конкретные факты, требования и правила работы.

В инструкции обязательно содержатся:

• чёткие критерии качественного выполнения задач;
  
• пошаговый алгоритм работы над каждым этапом проекта;
  
• порядок действий при возникновении спорных ситуаций;
  
• сроки и этапы реализации;
  
• дополнительные технические и организационные детали.
  

Главная цель документа — сделать процесс работы прозрачным.
Подрядчику не придётся постоянно уточнять «а так ли это должно работать?» — все ответы уже зафиксированы в проекте, и результат заранее понятен обеим сторонам.

3. Юридическая защита интересов

Техническое задание — это не просто рабочая бумага, а часть юридической основы проекта.
Оно часто выступает приложением к договору на разработку и защищает обе стороны.
В случае спорных ситуаций именно прописанные требования определяют, выполнил ли подрядчик свои обязательства и получил ли заказчик тот результат, за который заплатил.

4. Инструмент коммуникации

Этот файл становится единым ориентиром для всех участников проекта: заказчика, разработчиков, аналитиков, тестировщиков и менеджеров.
Он задаёт общие правила взаимодействия и помогает избежать недосказанности.
Все участники работают по единому источнику информации, что исключает недопонимание и ускоряет процесс согласований.

5. Основа для планирования и оценки

На основании описанных требований формируется план проекта: сроки, этапы, ресурсы и приоритеты задач.
Такой подход позволяет реалистично оценить трудозатраты и бюджет, а также понимать, какие результаты должны быть достигнуты на каждом этапе.
Чётко составленные условия — залог точных расчётов и предсказуемых сроков реализации.

6. Критерии оценки качества

Утверждённые требования задают прозрачные ориентиры, по которым можно проверять качество и готовность проекта.
Это своего рода контрольный список, который помогает отслеживать выполнение задач и принимать результат без споров и переделок.
Благодаря этому заказчик получает именно то, что ожидал, а подрядчик может аргументировать корректность выполненной работы.

Типичные возражения против ТЗ (и почему они ошибочны)

«Мы хотим копию продукта конкурента — зачем нам ТЗ?»

Даже копия требует детального описания. Какие именно функции копировать? Как адаптировать под ваши процессы? Какие отличия внести? Без ТЗ «копия» превратится в нечто непредсказуемое.

«Наш проект — коммерческая тайна, мы никому о нём не расскажем»

ТЗ пишется для вашей команды и подрядчика, которые и так знают о проекте. Без документирования «секретный» проект рискует провалиться из-за недопонимания между участниками.

«Мы ещё не знаем, чего хотим, хотим рассмотреть разные варианты»

Тогда начните с концепции или прототипа. Но как только определитесь с направлением — без ТЗ не обойтись. Иначе «рассмотрение вариантов» превратится в бесконечное блуждание.

«А вдруг концепция поменяется?»

ТЗ — это гибкий документ. Изменения оформляются дополнительными соглашениями. Отсутствие документа не защищает от изменения концепции, а только делает эти изменения хаотичными и неконтролируемыми.

«Мы сначала хотим понять, сколько проект будет стоить»

Именно для оценки стоимости и нужно хотя бы базовое описание проекта. Без понимания объёма работ любая оценка будет взята «с потолка» и гарантированно не совпадёт с реальностью.

Что должно быть в качественном техническом задании

1. Описание проекта и его целей

Вводная часть, которая объясняет, зачем создаётся проект, какие бизнес задачи он решает,

2. Функциональные требования

Детальное описание всех функций системы:

• Что пользователь может делать
• Как работают основные процессы
• Какие данные обрабатываются
• Какие действия доступны разным ролям

Это «список ингредиентов» вашего проекта, где важна каждая деталь.

3. Описание интерфейсов и дизайна

Прототипы экранов, макеты, описание пользовательского интерфейса. Заказчик должен увидеть, как будет выглядеть система, и подтвердить, что это соответствует ожиданиям.

4. Техническая часть для разработчиков

Детальное описание того, как система должна работать «под капотом»:

• Откуда берутся данные (какие таблицы, регистры, базы данных)
• Какие запросы выполняются
• Как обрабатывается информация
• Какие фильтры и параметры применяются
• Как происходят интеграции с другими системами

Например: «При нажатии на кнопку «Заполнить» данные подтягиваются из регистра продаж за выбранный период, фильтруются по клиенту и менеджеру, суммируются по товарным группам и отображаются в табличной части документа».

5. Нефункциональные требования

«Приправы» проекта, которые часто забывают, но которые критически важны:

• Требования к производительности (скорость работы)
• Требования к безопасности
• Совместимость с различными устройствами и браузерами
• Требования к надёжности и отказоустойчивости

6. Критерии приёмки работы

Как мы поймём, что проект готов? Тестовые сценарии, критерии успешности, условия, при которых работа считается выполненной.

7. Сроки и бюджет

Чёткое определение временных рамок и стоимости проекта или его этапов.

Главные принципы качественного ТЗ

Ясность и простота формулировок

Если ТЗ написано сложным языком с множеством терминов, которые не все понимают, оно не работает. Часть где описаны бизнес-процессы и результат работы специалистов  должна быть понятна заказчику, техническая — разработчикам.

Полнота описания функционала системы

Не забывайте про «мелкие детали» — они часто оказываются критически важными. Лучше описать больше, чем оставить пространство для “идей”

Согласованность с заказчиком

Тех задание это не монолог исполнителя, а диалог. Каждый раздел должен быть согласован с заказчиком. Убедитесь, что заказчик не просто подписывает документ, а действительно понимает и подтверждает написанное.

Готовность к изменениям

Мир не стоит на месте, и проекты тоже, задание должно предусматривать механизм внесения изменений через дополнительные соглашения. Гибкость — это не слабость, а умение адаптироваться.

Две части правильного ТЗ

Бизнес часть — для заказчика

Описание на понятном языке, которое показывает, что получит бизнес после работ:

• Скриншоты будущих отчётов и интерфейсов
• Описание функционала простыми словами
• Примеры использования системы в реальных бизнес-процессах

Заказчик смотрит на макет отчёта и понимает: «Да, вот эти колонки, эти данные — именно то, что мне нужно для управления продажами».

Техническая часть — для разработчиков

Детальное описание как система будет работать. Программист должен иметь возможность сесть и реализовать задачу, исходя из того, что написано в ТЗ, без додумывания и предположений.

Уровень детализации зависит от квалификации аналитика, но цель одна — минимизировать неопределённость в процессе разработки.

Почему Техническое Задание требует оплаты

1. ТЗ — это серьёзная аналитическая работа

Написание качественного ТЗ требует времени и экспертизы:

• Аналитик изучает ваши бизнес-процессы
• Проводит интервью с ключевыми сотрудниками
• Анализирует текущую систему
• Проектирует оптимальное решение
• Описывает всё в структурированном виде

Парадокс: иногда написание ТЗ занимает столько или даже больше времени, чем сама разработка. Задача на три часа программирования может требовать несколько часов на детальное описание. Итоговая стоимость — пять часов. Но эти два часа на ТЗ — это гарантия, что три часа разработки дадут именно тот результат, который вам нужен.

2. Процесс согласования — тоже работа

Создание и согласование ТЗ включает множество этапов:

• Написание первой версии
• Отправка заказчику на ознакомление
• Ожидание обратной связи (часто это недели)
• Совместные созвоны для обсуждения деталей
• Уточнение требований и нюансов
• Корректировка документа
• Финальное согласование и подписание

Реальный случай: клиент получил ТЗ, две недели его не читал, потом созвонился с командой. К этому моменту программисты уже забыли детали. Пришлось заново читать документ, вспоминать контекст, уточнять детали. Это время обеих сторон — реальная работа, которая должна быть оплачена.

3. ТЗ фиксирует чёткие границы проекта

Это главная ценность. В документе прописано: «Вот это будет сделано именно так, за эти деньги. Ни шаг влево, ни шаг вправо».

Без ТЗ проект превращается в болото. Заказчик постоянно добавляет требования: «А давайте ещё вот это», «А вот здесь нужно по-другому». Задача на месяц растягивается на полгода. Бюджет утекает, результат отдаляется.

С ТЗ всё просто: описанное реализовано — проект сдан. Появились новые требования — оформляем дополнительное соглашение, оцениваем, согласовываем, реализуем за отдельные деньги.

Реальная стоимость разработки ТЗ: 30% бюджета

Важный факт: вся документация, согласования и связанные процедуры отнимают минимум 20% от бюджета проекта.

Можно было технически реализовать без документа. Зачем платить 20% только за документы? Потому что эти 20% долларов — страховка того, что 100% на разработку будут потрачены правильно и дадут нужный результат.

Без ТЗ вы рискуете потратить все 100% бюджета, а может и больше и получить систему, которая не работает так, как надо.

Когда необходимо техническое задание

На самом деле есть моменты, когда оно не нужно, к примеру если это незначительные правки или настройки. Но случаев, когда оно необходимо все-таки больше.

Доработки под специфику бизнеса

Когда вам нужны серьёзные изменения CRM под ваши бизнес-процессы: сложная схема работы с клиентами, уникальная воронка продаж, специфическая система расчётов. Без детального ТЗ специалист будет додумывать, как это должно работать и какой результат хотят самостоятельно — результат не совпадёт с ожиданиями.

Большие проекты

Если проект оценивается в тысячи часов работы, без детального ТЗ он неизбежно выйдет из-под контроля. Полгода разработки, большие бюджеты — и всё это без чёткого понимания конечного результата? Рецепт катастрофы.

Кастомные решения

Когда вы хотите  уникальное решение, а не адаптируете готовый продукт. Например, для производства не существовало системы со складом — пришлось создавать склад с нуля. Без пояснения на бумаге, такой проект тяжело реализовать

Сложная архитектура и интеграции

Когда проект включает несколько систем, множество интеграций, сложные связи между модулями. Всё это нужно спроектировать и описать. Иначе в процессе обнаружатся конфликты, требующие переделки готовых частей.

Работа с новым подрядчиком

Если вы впервые работаете с исполнителем, ТЗ защищает обе стороны. Это контракт, определяющий ожидания и обязательства.

Особенность IT-проектов: неожиданные объёмы работ

IT принципиально отличается от строительства или ремонта.

Представьте: вы делаете ремонт квартиры 100 квадратных метров. Может ли в середине проекта внезапно открыться дверь в ещё одну комнату на 30 квадратов? Нет.

В IT это обычное дело:

• У заказчика изменились процессы — нужна новая функциональность
• Вспомнили о важных требованиях, забытых изначально
• Появилась новая идея, без которой система теряет смысл
• Компания выросла, появились новые отделы и процессы

Реально «открывается дверь» с огромным объёмом непредусмотренных работ. Без ТЗ это кошмар: бюджет утекает, сроки срываются, все недовольны.

С ТЗ просто: описанное сделано, новое оформляется дополнительным соглашением с оценкой и согласованием.

Риски работы без технического задания

Сценарий 1: Бесконечная разработка

Начали доработки без ТЗ. Три месяца, 500 часов работы. Результат «сырой», требования постоянно меняются. Непонятно, когда закончить, что считать готовым продуктом.

Сценарий 2: Не то, что ожидали

Полгода разработки, несколько тысяч долларов. Система готова. Заказчик: «Это не то. Мы представляли другое». Споры: кто виноват, кто переделывает, кто платит и так бесконечный процесс запущен.

Сценарий 3: Система не используется

Сделали автоматизацию без плана. Технически всё работает. Но в реальности система не используется — неудобно, не хватает функций, логика не соответствует процессам. Деньги впустую.

Сценарий 4: Конфликт и разрыв сотрудничества

Из-за постоянных разногласий отношения портятся. Проект замораживается. Потрачены деньги и время, результата нет.

Всех этих сценариев можно избежать с качественным ТЗ.

Почему нельзя использовать чужие технические задания

Иногда заказчик приходит с готовым ТЗ от другого подрядчика: «Вот техническое задание, работайте по нему».

Первый вопрос: почему заказчик не работает с тем, кто его писал?

Возможные причины:

• Конфликт с предыдущим подрядчиком
• Некачественное или нереалистичное ТЗ
• Неадекватные ожидания заказчика
• Подрядчик отказался, увидев реальные риски

Риски огромны:

Формулировки неоднозначны — одна фраза трактуется 10-15 способами. Предыдущий подрядчик понимал так, вы поймёте иначе, заказчик ожидает третьего.

Скрытые объёмы работ — те самые «дополнительные комнаты», не описанные в ТЗ, но уже заложенные заранее чтобы “заработать” больше.

Несоответствие текущим процессам — ТЗ писалось полгода назад, компания изменилась и некоторых процессов уже и нет.

Опытные подрядчики обычно не берутся за чужие ТЗ без тщательного анализа и, по сути, переписывания документа.

Но также будьте готовы к тому, что могут быть переговоры с предыдущим подрядчиком, поскольку вопрос: “Что вы хотели здесь сделать будет очень актуален”, а это тоже время.

Когда можно работать без полноценного ТЗ

Есть ситуации, когда техническое задание и не нужно, но их достаточно мало:

Небольшие задачи до 10 часов. Добавить поля, настроить простой отчёт, изменить логику кнопки — можно обойтись кратким описанием.

Доработки существующей системы, которая работает. Мелкие улучшения эффективнее делать по часовой оплате.

Установленные доверительные отношения. Если вы год работаете с подрядчиком, проверили компетенцию, команды взаимодействуют хорошо — можно работать гибче.

Но даже тогда нужен письменный список задач с базовым описанием на помощь приходит упрощённая версия ТЗ.

Что нужно для эффективной работы с техническим заданием

Для менеджера проекта, который будет работать с вами:

Понимание основ. Знание базовых IT-концепций и терминологии для взаимодействия с разработчиками.

Навыки коммуникации. Умение говорить с разработчиками на их языке и с заказчиком — на его.

Аналитические способности. Умение анализировать и оценивать требования проекта.

Внимание к деталям. Способность видеть потенциальные проблемы в формулировках ТЗ.

Гибкость. Готовность к изменениям и быстрая реакция на них.

Юридическая грамотность. Понимание юридических аспектов ТЗ для защиты интересов компании.

Управленческие навыки. Умение планировать ресурсы и сроки на основе ТЗ.

Для заказчика:

Активное участие. ТЗ пишется не для подрядчика, а для вас. Вникайте, задавайте вопросы, уточняйте то что вам не понятно.

Своевременная обратная связь. Не откладывайте согласование ТЗ. Чем быстрее обратная связь, тем эффективнее процесс.

Честность о приоритетах. Если что-то критически важно — скажите об этом сразу. Если что-то можно сделать позже — тоже скажите.

Готовность платить. Качественное ТЗ стоит денег. Это инвестиция в успех проекта.

Правильный подход профессиональной команды

Качественная команда разработчиков всегда предложит составить техническое задание для серьёзного проекта. Если подрядчик готов сразу приступить к сложной задаче без ТЗ — это тревожный сигнал.

Как работают профессионалы:

1. Анализ задачи — изучение потребностей, процессов, текущей системы
   
2. Оценка необходимости ТЗ — для задач 20-50 часов достаточно списка требований, для серьёзных проектов нужно полноценное ТЗ
   
3. Предложение написать ТЗ — объяснение ценности, сроков разработки, стоимости
   
4. Разработка ТЗ — создание документа с пояснениями для бизнеса и технической частями, макетами, схемами
   
5. Согласование — совместное обсуждение, корректировки, финальное утверждение
   
6. Подписание — обе стороны фиксируют объём работ и стоимость
   
7. Реализация строго по ТЗ — разработка в соответствии с документом
   
8. Сдача-приёмка по ТЗ — проверка соответствия описанному
   

Любые дополнительные требования оформляются отдельным соглашением.

И всё-таки кто платит за ТЗ?

Когда клиент впервые слышит, что ТЗ оплачивается отдельно, почти всегда возникает закономерный вопрос — «почему?». Кажется, что это просто бумага, которая нужна разработчику. 

ТЗ — это не “дополнительная услуга”, а инструмент, который превращает идею в понятный и реализуемый план.
Оно помогает зафиксировать цели, логику и функционал, чтобы не тратить деньги на догадки и переделки.

Клиент получает прозрачную картину проекта ещё до старта — может внести правки, скорректировать ожидания и понять, как это всё будет работать.

Хорошо проработанное ТЗ экономит бюджет, нервы и время. Оно снижает риск, что результат «не совпадёт с ожиданиями».

Для исполнителей документ становится опорой: вся команда работает по одной схеме, без хаоса и “каждый понял по-своему”.

И главное — мы делаем ТЗ так, что оно имеет самостоятельную ценность. Мы не «держим» клиента на крючке: если после разработки ТЗ заказчик решит идти дальше с другой командой — пожалуйста. Документ написан так, что по нему можно спокойно реализовать проект где угодно.

Мы в CRM EXPERTS не используем эти ТЗ повторно — они создаются исключительно под конкретного заказчика. 

Поэтому оплата — это не “за бумагу”, а за точность, прозрачность и уверенность в результате.

Получается платят не за ТЗ, а за то, чтобы проект состоялся, а вы получили свои инвестиции в полной мере.

Заключение: без ТЗ результат будет ХЗ

Работа без технического задания — это путь к провалу проекта. По дороге теряются деньги, время, нервы. Проекты не взлетают или дают не тот результат.

Техническое задание — это не формальность. Это:

• Страховка вашего бюджета от неконтролируемого роста
• Гарантия получения именно того результата, который нужен
• Основа для чётких ожиданий всех сторон
• Инструмент контроля процесса и результата
• Защита от конфликтов и недопонимания
• Юридический документ, определяющий права и обязанности

Да, разработка ТЗ стоит денег — примерно 30% от бюджета. Но эти 30% обеспечивают, что остальные 70% будут потрачены эффективно и дадут нужный результат, а не улетят впустую.

Правильная команда разработчиков всегда предложит составить техническое задание для серьёзного проекта. Если подрядчик этого не делает — это повод задуматься, а не хотят ли на вас заработать?

Не экономьте на фундаменте. Качественное ТЗ — не расходы, а самая надёжная инвестиция в успех проекта. Потому что без ТЗ результат действительно будет непредсказуемым, а скорее всего-то самое “ХЗ”

Техническое задание — это не просто документ, а критически важный инструмент в арсенале каждого проекта, гарантирующий чёткость, качество и успешное завершение работы.