Топ 5 факторов на которые нужно обратить внимание при выборе CRM системы

Одна из самых больших ошибок при внедрении CRM-системы — это отсутствие чёткого запроса и понимания, зачем она вам нужна. Многие предприниматели до конца не осознают, что такое CRM, для чего её использовать и какие реальные задачи она должна решать. В результате теряется время, деньги и нервы, а итоговый результат не оправдывает ожиданий.

В этой статье мы постараемся внести ясность. Потому что именно понимание целей внедрения определяет:

• бюджет проекта — чем конкретнее запрос, тем точнее расчёт стоимости;
• сроки внедрения — ясные цели позволяют сократить время до результата;
• эффективность работы специалистов — вместо долгих расспросов «а зачем вам CRM?» они сразу подбирают правильный инструмент.

И неважно, идёте ли вы к интегратору или планируете внедрять CRM самостоятельно. В обоих случаях чёткое понимание задач экономит вам деньги, силы и кучу нервов.

А логичный следующий вопрос звучит так: как из сотен CRM-систем выбрать ту самую, которая действительно поможет вашему бизнесу?
Дальше мы разберём пять ключевых факторов, которые помогут вам сделать правильный выбор.

Определяем необходимый функционал для работы компании

Перед внедрением CRM важно четко определить, какие функции системы нужны именно вашему бизнесу. У любой CRM есть базовый набор возможностей: управление клиентской базой, работа с воронкой продаж, постановка задач, аналитика. Но ключевой момент в том, что набор инструментов должен соответствовать вашим процессам, а не существовать «для галочки».

Примеры:

• В e-commerce критически важно иметь синхронизацию с сайтом, интеграцию с IP-телефонией и гибкие инструменты для ведения клиентов в онлайн-воронке.
• Если в бизнесе нет склада — модуль складского учета не нужен.
• Если компания активно работает с e-mail-маркетингом — стоит сразу предусмотреть наличие встроенного функционала для рассылок.

Задача на этом этапе перед выбором системы следующая:

1. Ознакомиться с общим функционалом CRM.
2. Выписать те функции, которые точно будут использоваться.
3. Исключить те, которые не имеют отношения к вашим процессам.

Результатом такого исследования будет четкое понимание бизнес процессов вашей компании и какой функционал вам необходим. Так вы сэкономите время на поиске нужной для вас системы, ведь будете обращать внимание на функции, а не красивую картинку.

Вывод: Функционал CRM должен максимально совпадать со всеми бизнес процессами компании. Только в этом случае система будет работать на вас и приносить результат.

Служба поддержки CRM

Один из ключевых факторов успешного внедрения и дальнейшей эксплуатации CRM — наличие надежной службы поддержки, будь то вендор системы или интегратор, который с ней работает. Этот вопрос нужно продумать заранее, иначе есть риск потратить значительные ресурсы на внедрение, но столкнуться с ситуацией, когда при возникновении проблем помощь получить просто некому.

На что обратить внимание:

• Узнайте, насколько оперативно реагирует служба поддержки CRM и какие виды вопросов она готова решать.
• Определите, включена ли поддержка в стоимость системы или является отдельной платной услугой — это важно заложить в бюджет проекта.
• Если вы планируете внедрять CRM самостоятельно, учтите, что стандартная поддержка от вендора часто ограничена и не всегда способна помочь в специфических ситуациях.

Рекомендация:
Если вы не готовы долго ждать ответа и хотите, чтобы вопросы решались быстро, лучше заранее заключить договор с интегратором, который имеет опыт работы именно с вашей CRM. Узнать таких специалистов можно как у самого вендора, так и через открытые источники — поисковики, профессиональные сообщества.

Вывод: служба поддержки должна быть продуманным инструментом вашего проекта. Она обеспечивает стабильную работу CRM, минимизирует риски простоя и позволяет быстрее решать возникающие вопросы.

Интеграция с программным обеспечением

Помимо функционала CRM, который вы определили для себя. Важно заранее проверить, поддерживает ли система интеграции с теми приложениями и сервисами, которые вы используете. Это касается как стандартных инструментов (почта, мессенджеры, платформы сайтов), так и специализированных сервисов — бухгалтерии, складского учёта, служб доставки, платежных систем и т.д.

Как это определить:

1. Проанализируйте свои бизнес-процессы и составьте список используемых сервисов.
2. Сверьте этот список с тем, какие интеграции предлагает CRM — у вендора или интегратора.
3. Учтите, что если нужной интеграции нет, её придётся заказывать как разработку. А это:
   • дополнительные расходы,
   • затраты времени,
   • возможные риски, что функционал будет работать не идеально.

Примеры:

• Если для доставки вы используете Новую Почту, Укрпочту или МИСТ, убедитесь, что CRM умеет автоматически передавать заказы в эти сервисы.
• Если вы принимаете оплату через Visa, MasterCard, LinkPay или другие платформы, проверьте наличие готовой интеграции.
• Если сайт работает на WordPress или другой платформе электронной коммерции — убедитесь, что CRM может синхронизироваться с ним без доработок.

Вывод: заранее проверенное наличие интеграций экономит время, деньги и нервы. Лучше потратить ресурсы на этот анализ, чем потом столкнуться с дополнительной разработкой и непредсказуемым результатом.

Удобство использования

Важный критерий при выборе CRM — интуитивная простота и понятность системы. Здесь речь не только о том, чтобы менеджеры быстро освоили интерфейс, но и о том, чтобы система была понятна собственнику и руководителю компании, который будет контролировать работу всей команды.

Как проверить удобство использования:

• Скачайте демо-версию CRM или посмотрите обучающие видео на YouTube, где подробно показывают работу системы.
• Попробуйте выполнить базовые действия: внесение нового клиента, создание задачи, просмотр отчётов.
• Оцените, насколько легко понять интерфейс, логику работы и отчёты, если вы — человек, далёкий от технических нюансов.

Почему это важно:

• Если руководитель компании не понимает, как пользоваться CRM, сложно контролировать работу сотрудников.
• CRM будет использовать вся команда: менеджеры, бухгалтеры, склад, маркетинг. Система должна быть понятна всем, иначе она станет источником ошибок, а не инструментом упрощения работы.
• Простой пример: раньше вы заносили клиента в блокнот, указывая пол, возраст, контактные данные и товар. В CRM должно быть так же просто и логично, чтобы внесение информации не занимало лишнее время.

Вывод: выбирая CRM, убедитесь, что интерфейс интуитивно понятен, действия логичны, а отчёты — прозрачны. Система должна делать работу проще, а не усложнять её.

Стоимость CRM-системы

При выборе CRM важно понимать, за что вы платите и какие расходы будут постоянными. Основные статьи затрат включают:

• Лицензию или подписку на систему — часто ежемесячная или ежегодная оплата.
• Количество пользователей и объём информации, которую хранит компания.
• Дополнительные функции и интеграции с другими сервисами.
• Техническую поддержку — как стандартную от вендора, так и при работе с интегратором.

Если внедрение выполняет интегратор, оплачивается также работа команды специалистов, настройка процессов и обучение сотрудников. Поэтому проект внедрения — это не только установка CRM, но и все сопутствующие работы, которые обеспечивают её эффективное использование.

Важно учитывать постоянные расходы, которые будут сопровождать систему на протяжении всего времени её эксплуатации. Если вы перестанете оплачивать лицензию или поддержку — CRM просто перестанет работать.

Практический совет:

• Рассчитайте стоимость CRM на ближайшие 1–2 года, чтобы понимать срок окупаемости.
• Если система окупается за полгода–год — внедрение имеет экономический смысл.
• Если прогнозируемая окупаемость превышает два года — сначала стоит увеличить прибыль компании, а уже затем внедрять CRM.

Вывод: при выборе CRM оценивайте соотношение цена/качество, учитывайте все расходы, сроки лицензии, доступность дополнительных функций и поддержку. Это позволит сделать осознанный выбор, который принесёт результат бизнесу.

Итоги и выводы

Мы надеемся, что описанные пять факторов помогут вам разобраться, нужна ли вашей компании CRM-система и какую пользу она может принести. Эти рекомендации полезны как при самостоятельном внедрении, так и при работе с интегратором.

Ведь проводя такой анализ вы получите понимание, на что обращать внимание, какие функции и интеграции действительно важны, как оценивать удобство системы и бюджет проекта.

Если вам сложно или нужна помощь — мы можем проконсультировать и сопровождать внедрение. Просто оставьте заявку, и мы обсудим ваши задачи.

Почему работать с интегратором проще и эффективнее:

• У вас есть эксперты, которые ежедневно занимаются внедрением CRM. Они знают, какие функции важны, а что можно не использовать, как правильно настроить интеграции и процессы.
• Они помогают с подбором системы, настройкой и обучением команды, экономя ваши время и деньги.
• Использование этих пяти факторов при консультации с интегратором позволяет быстрее и точнее подобрать систему, которая реально работает на ваш бизнес, а не только «красиво выглядит» на презентации.

Советы из этой статьи помогут вам разобраться, что именно нужно вашей компании, а работа с интегратором сделает внедрение проще, быстрее и безопаснее. А также более эффективным чем самостоятельное внедрение.

Необходимо внедрить CRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂