Впровадження CRM-системи — складний процес, який потребує максимальної залученості та розуміння цілей бізнесу, які ви хочете вирішити за допомогою системи.
Тут важливо не лише обрати систему, а й допомогти компанії подолати труднощі, що можуть виникнути на різних етапах роботи. І не має значення — працюєте ви самостійно чи плануєте залучити інтегратора.
Які проблеми виникають під час впровадження CRM і як їх вирішити — розкажемо у цій статті.
Навіщо впроваджувати CRM
У 80% випадків клієнти допускають головну помилку: не розуміють, для чого потрібна CRM-система, адже є таблиці. І дійсно, Excel досі залишається популярним інструментом. Багато компаній звикли з ним працювати і не поспішають щось змінювати. А CRM-систему впроваджують або тому, що так порадили у консалтинговій компанії, або через клікабельний заголовок у стилі «CRM розв’яже усі проблеми бізнесу».
Насправді ж CRM впроваджують не заради модного слова чи гарної «іконки» на робочому столі. CRM потрібна для конкретних завдань:
- структурувати базу клієнтів і більше не втрачати контакти;
- вибудувати прозорий процес продажів, де видно, на якому етапі кожен клієнт;
- скоротити ручну роботу завдяки автоматизації;
- підвищити конверсію та прибуток завдяки аналітиці й контролю.
Excel не здатен дати ні прозорості, ні контролю, ні нормальної автоматизації. Там можна вести таблиці, але керувати бізнесом — ні.
Отже, головна мета впровадження CRM — не «замінити Excel», а створити систему, яка допомагає бізнесу зростати, а команді — працювати ефективніше.
Хто має обирати CRM-систему?
Часто власники роблять типову помилку — повністю делегують вибір CRM менеджерам з продажів. Логіка ніби зрозуміла: «їм же працювати, хай вони й обирають». Але на практиці це шлях у нікуди.
Чому?
- Різні інтереси. Для власника CRM — це інструмент контролю, зростання прибутку та прозорості бізнесу. Для менеджера — додаткове навантаження і контроль. Тому він вибиратиме не «найефективнішу систему», а «зручну для себе».
- Опір новому. Більшість співробітників не люблять змін. Нова CRM = нові правила, нові кнопки, нові звіти. Це викликає підсвідоме бажання саботувати процес або хоча б обрати «простий варіант».
- Відсутність стратегічного бачення. Менеджер оцінює систему лише через призму свого робочого дня: «чи зручно вносити угоди?», «скільки кліків?». Але він не думає про завдання бізнесу: інтеграції, аналітику, масштабування.
Якщо власник повністю віддає вибір команді, є ризик, що CRM буде зручною для менеджерів — але марною для бізнесу.
Власник має пам’ятати: CRM впроваджується для того, щоб кожна взаємодія з клієнтом була прозорішою, контрольованішою та приносила більше доходу. Тому вибір системи краще брати на себе або хоча б контролювати процес.
Перекласти всю відповідальність на CRM-систему
Будьмо чесними: жодна CRM не врятує бізнес, якщо фундаментальні процеси в компанії не налаштовані. Якщо воронка продажів працює абияк, менеджери дозволяють собі грубість у спілкуванні з клієнтами, а команда не мотивована — система лише підкреслить проблеми і прискорить кризу.
Завдання власника — пояснити співробітникам, навіщо впроваджується CRM. Якщо для них це просто «іграшка керівництва», опір неминучий. Але якщо показати прямі вигоди, ставлення зміниться. Працівник має розуміти:
- зростання зарплати та кар’єрних можливостей напряму залежить від кількості та якості продажів;
- CRM допомагає пришвидшувати угоди, прибирати рутину і робити результати прозорими.
Тоді система перестає бути символом контролю і стає інструментом розвитку.
Перед впровадженням варто перевірити:
- чи налаштована воронка продажів і чи працює вона прозоро,
- чи отримують клієнти якісний сервіс і увагу.
CRM допоможе лише тоді, коли база вже більш-менш структурована, а команда розуміє, для чого вона потрібна.
Не використовувати інтеграції з іншими додатками
Типова помилка багатьох компаній — купити CRM, але не задуматися, з якими сервісами її потрібно інтегрувати. У результаті дані доводиться переносити вручну, що забирає час, ресурси і призводить до помилок.
Інтеграція — це не «додатковий бонус», а спосіб реально економити час і гроші. Вона дозволяє автоматично синхронізувати CRM з телефоном, поштою, сайтом, бухгалтерією, складом тощо. Це усуває дублювання інформації, зменшує ризик помилок і дозволяє команді зосередитися на продажах.
Наприклад, при інтеграції з телефонією всі дзвінки автоматично фіксуються у картці клієнта, а листи з пошти потрапляють у систему без ручного копіювання. Це економить години роботи щотижня і формує повну картину комунікацій з клієнтом.
Без інтеграцій навіть найпотужніша CRM перетворюється на «дорогий блокнот».
Ми самі зробимо власну CRM-систему
«Створю власну CRM» — звучить привабливо, але насправді це пастка.
Повноцінна CRM — це не просто база контактів. Це складна система з логікою, автоматизацією, аналітикою, правами доступу, мобільною версією та інтеграціями. Щоб створити її з нуля, потрібна команда: аналітик, дизайнер інтерфейсів, кілька розробників, тестувальник і підтримка після запуску.
Це довго і дорого. Розробка тягнеться місяцями, а після запуску потрібні постійні доопрацювання. У результаті процес може розтягнутися на роки.
Натомість готові рішення вже є на ринку. Наприклад, Odoo — це гнучка ERP-платформа, яку можна налаштувати під будь-який бізнес: від онлайн-школи до виробництва. Вона працює як конструктор: від простої CRM до складної кастомізованої системи.
Робити власну CRM має сенс лише великим компаніям із ресурсами, часом і стратегією на роки вперед. Для більшості бізнесів ефективніше обрати готову систему і адаптувати її під свої процеси.
Економія на проєкті впровадження — це не «запорука успіху»
Дехто намагається заощадити: бере найдешевший тариф CRM або відмовляється від навчання співробітників. Але така економія зазвичай обертається втратами: знижується ефективність і прибуток.
CRM — це не «база контактів», а повноцінна система управління процесами. Щоб отримати максимум користі, потрібно одразу обрати правильний тариф і пройти навчання разом з командою.
Вартість CRM у середньому становить 1–2 долари на день — це як чашка кави. За ці гроші ви отримуєте інструмент, який економить години роботи й допомагає продавати більше.
Правильне впровадження окуповується вже за 2–3 місяці, а в деяких сферах навіть із першої угоди.
Висновки
Помилок при впровадженні CRM набагато більше, ніж описано тут. Але гарна новина — у кожної є рішення.
Щоб уникнути ризиків і не витрачати час, краще працювати з інтегратором. Експерти допоможуть підібрати систему, налаштувати процеси та навчити команду. Це швидше, простіше та ефективніше, ніж робити все самостійно.
Кожен день неправильного впровадження — це втрачені гроші. Правильна CRM — це інструмент, який допомагає заробляти більше, витрачати менше зусиль і масштабувати бізнес.
Хочете впровадити CRM, але не знаєте до кого звернутися?
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎
