Що таке CRM, та чи потрібна вона Вам?

CRM-система (Customer Relationship Management) — розумний інструмент для керування відносинами з клієнтами.

Але давайте простіше:

CRM-система — це розумний інструмент для управління відносинами з клієнтами, який допомагає продавати більше, обслуговувати краще і не втрачати жодного клієнта.

Уявіть, що у вас під рукою вся інформація про клієнтів, історія взаємодій, статуси угод, нагадування про дзвінки та завдання — все в одному вікні. Ніяких блокнотів, Excel-таблиць і «ой, забув передзвонити».

Але в нашій статті ми розглянемо термін “Розширена CRM” — коли CRM використовується не тільки для відділу продажів, але й для інших відділів підприємства.

Наприклад, CRM зі спеціальними налаштуваннями може робити роботу швидше, точніше і без постійної участі людини.

Кажучи простіше: ви замінюєте рутину — алгоритмами, і співробітники починають займатися тим, що дійсно важливо — продажами, обслуговуванням, стратегією. Використовуючи можливості “Розширеної CRM” ви зможете покращити такі бізнес-процеси як наймання співробітників, спрощення документообігу, спрощення фін. обліку, інших бізнес-процесів компанії.

Сегментація клієнтської бази (розділення клієнтів на групи за спільними ознаками, щоб звертатися до них з різними пропозиціями) дозволить отримувати кращий відгук, адже тепер клієнти будуть отримувати інформацію з питань, які цікавлять саме їх. Робота з сегментами дозволяє продавати більше чинними клієнтами, повертати “сплячих” і утримувати лояльних.

Інтеграції CRM із суміжними сервісами — системою фінансового обліку, сайтом, маркетинговими сервісами (розсилок тощо), дозволить усунути втрати даних про клієнта, які виникають при ручному перенесенні даних співробітником, прискорити внутрішні процеси, прискорити час відповіді на нову заявку.

Навіщо CRM-система бізнесу?

Збільшує системні продажі

CRM підкаже, на якій стадії воронки кожен клієнт, хто «гарячий», хто «охолонув», і де потрібно дотискати. Автоматизація завдань звільняє час менеджерів — вони встигають більше продавати.

Зберігає всіх клієнтів

Система нагадає вчасно зв’язатися з клієнтом, привітати зі святом або запропонувати повторну покупку. Ніяких втрачених контактів.

Контролює та покращує роботу відділу продажів

Керівник у будь-який момент бачить аналітику: хто скільки продав, чому угоди зриваються, де можна покращити процес.

Прискорює адаптацію нових співробітників

Новий менеджер заходить в CRM і бачить всю історію клієнта. Не потрібно передавати справи «на словах» або збирати по шматочках.

Повторні продажі

При продажу ви можете запланувати дату, коли у клієнта виникне нова потреба у вашому продукті/послузі та запланувати контакт для повторного продажу. А протягом цього строку — утеплювати клієнта згідно сегменту, до якого він належить.

Підсумок: CRM — це не програма. Це потужний інструмент зростання бізнесу, який підвищує продажі, дисципліну і якість обслуговування.

Якщо хочете, можу підібрати відповідну CRM під ваш бізнес або показати, як це виглядає на практиці. Використовувати CRM потрібно відразу, як тільки в бізнесі з’являється більше одного клієнта і хоча б один продавець. Чекати довше — означає втрачати гроші, клієнтів і контроль.

Коли вже час впроваджувати CRM?

Ось чіткі сигнали, що вже пора впроваджувати CRM:

Ви втрачаєте клієнтів через забутливість

Ви втрачаєте клієнтів, тому що забули передзвонити або відправити пропозицію. Це означає, що ви втрачаєте реальні гроші просто через відсутність системи.

Інформація про клієнтів розкидана

Інформація про клієнтів розкидана: в голові, в Excel, в чатах. Це хаос. А CRM — це порядок, прозорість і контроль.

Ви не знаєте, чим займається ваш менеджер

Ви не знаєте, чим зайнятий ваш менеджер, і чому немає продажів. Без CRM ви не управляєте відділом продажів, а просто сподіваєтеся, що спрацює.

Ви зростаєте і набираєте команду

Без CRM нові співробітники довго входять у курс справи, повторюють чужі помилки, і кожен працює «по-своєму». Система стандартизує процеси і прискорює адаптацію.

Ви хочете відстежувати KPI

Ви хочете відстежувати KPI (ключові показники ефективності) і статистики, але у вас відсутнє джерело даних, на основі якого ви б могли будувати графіки з виконання плану в реальному часі, дашборди, відстежувати інші показники ефективності компанії.

Бізнес — це не хобі, а спосіб заробляти. CRM потрібна не «потім», а зараз. Це фундамент: як верстат на виробництві. Без неї — максимум зростання вже пройдений.

З чого складається CRM-система?

Ось ключові модулі та функції CRM-системи:

1. База клієнтів

• Зберігання всієї інформації: контакти, історія дзвінків, листів, покупок
• Зручний пошук, теги, фільтри
• Швидкий доступ до картки клієнта

✅ Навіщо: нічого не втрачається, будь-який співробітник може продовжити роботу з клієнтом.

2. Воронка продажів

• Угоди за етапами: новий лід → переговори → КП → оплата → виконано
• Візуальний контроль всіх продажів
• Можливість прогнозувати виручку

✅ Навіщо: ви бачите, де «застрягають» угоди та хто з менеджерів реально працює.

3. Завдання та нагадування

• Постановка завдань собі та співробітникам
• Автоматичні нагадування: «Передзвони», «Відправ рахунок», «Підпиши договір»
• Контроль виконання

✅ Навіщо: не забуваються наступні кроки, нічого не «висить у повітрі» і є чіткі домовленості.

4. Комунікації з клієнтами

• Інтеграція з телефонією, email, Telegram, WhatsApp, Viber
• Можливість дзвонити, писати та відправляти листи прямо з CRM
• Все листування — в картці клієнта

✅ Навіщо: історія спілкування завжди під рукою, клієнту не потрібно «повторювати спочатку».

5. Звіти та аналітика

• Статистика з продажів, заявок, каналів реклами
• Аналіз ефективності менеджерів
• Контроль виконання планів

✅ Навіщо: керівник приймає рішення на основі даних, а не інтуїції.

6. CRM-Маркетинг і розсилки

• Сегментація бази (за інтересами, активністю, сумою покупок)
• Розсилки по e-mail, SMS, месенджерам
• Автоматизація повторних продажів і утримання

✅ Навіщо: CRM допомагає повертати клієнтів і збільшувати LTV (цінність клієнта).

7. Інтеграції

• Сайти, 1С, склад, бухгалтерія, онлайн-платежі
• Зв’язок з месенджерами та рекламними платформами

✅ Навіщо: все працює як єдина екосистема — мінімум ручної праці та помилок.

8. Форми online-запису

• Приймайте заявки від клієнтів автоматично, в будь-який час доби, за допомогою форм самозапису
• Достатньо розмістити форму на сайті, лендингу або просто поділитися посиланням в месенджерах (Telegram, Viber, WhatsApp та інших)
• Клієнти самі вибирають дату, час і потрібного спеціаліста — без дзвінків, листувань і очікування відповіді
• Всі дані про запис і платіж одразу потрапляють в CRM — без ручного введення і ризиків помилки

✅ Навіщо: економія часу менеджерів, зручність для клієнта, автоматичний контроль і зниження числа “загублених” клієнтів та домовленостей з ними.

9. Автоматизація процесів

• Автозавдання, автолисти, автосценарії
• Налаштування «розумних» воронок і ланцюжків дій

✅ Навіщо: рутинні завдання виконуються без участі людини — швидше і стабільніше.

10. Підключення AI (штучного інтелекту)*

*доступно не в усіх CRM-системах

• Швидка адаптація нових співробітників — навіть без наставника людина може освоїтися в системі, поставивши питання AI
• Зниження кількості звернень в техпідтримку — відповіді можна отримати напряму від помічника AI
• Економія часу — нема потреби шукати інструкцію або проходити навчання
• Єдине вікно допомоги — помічник AI «живе» в кожному інструменті

✅ Навіщо: завдання виконуються без участі людини — швидше і стабільніше.

11. Повторні продажі з AI (штучним інтелектом)*

*доступно не в усіх CRM-системах

AI допомагає не тільки залучати нових клієнтів, але й максимально ефективно працювати з тими, хто вже одного разу вибрав ваш бізнес.

AI сам аналізує клієнтську базу і:

• Визначає лояльних клієнтів, готових до повторної покупки
• Вивчає історію замовлень, поведінку і цикл угод
• Формує рекомендації — що, коли та кому можна запропонувати
• Автоматично створює угоди й передає їх відповідальним менеджерам

✅ Навіщо: частина робіт з повторних продажів виконуються без участі людини — швидше, стабільніше та ефективніше.

Як на вашу компанію вплине використання функціоналу CRM-системи?

Ви отримуєте додаткові продажі без збільшення команди і витрат часу

Відділ продажів працює ефективніше — вся підготовча робота виконана системою. Співробітникам залишається тільки зв’язатися з клієнтом, уточнити деталі — і закрити угоду.

Повторні продажі дешевше залучення нових клієнтів — ви не витрачаєте бюджет на рекламу, а працюєте з вже прогрітою аудиторією.

Зростання прибутку без збільшення навантаження — ви отримуєте додаткові продажі без збільшення команди і витрат часу.

CRM система впроваджена, що робимо далі?

А далі на основі інформації з CRM ми налаштовуємо дашборди (або інтерактивні панелі моніторингу) — це візуальні звіти в режимі реального часу, які збирають ключові показники бізнесу в одному вікні. Це швидкий спосіб зрозуміти, що відбувається з бізнесом прямо зараз.

Налаштувавши потрібні статистики і графіки ви автоматично вплинете на їх зростання, тому що всім відомо, що на підприємстві зростає те, на що керівник звертає увагу.

Потрібно підібрати або налаштувати CRM? Команда CRM EXPERTS допоможе вам, для цього залишайте заявку на сайті https://crmexperts.ua/, або пишіть нам в месенджери. Замовте аудит системи і наші спеціалісти надають вам рекомендації з покращення налаштувань і ефективності роботи в CRM 🙂