Одна з найбільших помилок під час впровадження CRM-системи — це відсутність чіткого запиту та розуміння, навіщо вона вам потрібна. Багато підприємців до кінця не усвідомлюють, що таке CRM, для чого її використовувати та які реальні завдання вона має вирішувати. Як результат — втрачається час, гроші та нерви, а підсумковий результат не виправдовує очікувань. І статистика вражає, адже понад 80% проєктів впровадження закінчуються саме так.
У цій статті ми допоможемо вам зрозуміти, як правильно обрати систему. Адже саме розуміння цілей впровадження визначає:
- Бюджет проєкту — чим конкретніший запит, тим точніший розрахунок вартості.
- Терміни впровадження — чіткі цілі дозволяють скоротити час до отримання результату.
- Ефективність роботи фахівців — замість довгих розпитувань «а навіщо вам CRM?» вони одразу підбирають правильний інструмент.
І неважливо, чи звертаєтеся ви до інтегратора, чи плануєте впроваджувати CRM самостійно. В обох випадках чітке розуміння завдань економить ваші гроші, сили та купу нервів.
А логічне наступне питання звучить так: як із сотень CRM-систем обрати ту саму, яка дійсно допоможе вашому бізнесу?
Далі ми розберемо п’ять ключових факторів, які допоможуть вам зробити правильний вибір.
Визначаємо необхідний функціонал для роботи компанії
Перед впровадженням CRM важливо чітко визначити, які функції системи потрібні саме вашому бізнесу. Будь-яка CRM має базовий набір можливостей: управління клієнтською базою, робота з воронкою продажів, постановка завдань, аналітика. Але ключовий момент у тому, що набір інструментів має відповідати вашим процесам, а не існувати «для галочки».
Приклади:
- В e-commerce критично важливо мати синхронізацію з сайтом, інтеграцію з IP-телефонією та гнучкі інструменти для ведення клієнтів в онлайн-воронці.
- Якщо у компанії немає складу — модуль складського обліку не потрібен.
- Якщо компанія активно працює з e-mail-маркетингом — варто одразу передбачити наявність вбудованого функціоналу для розсилок.
Завдання на цьому етапі перед вибором системи наступне:
- Ознайомитися із загальним функціоналом CRM.
- Виписати ті функції, які точно будуть використовуватися.
- Виключити ті, що не мають відношення до ваших процесів.
Результатом такого дослідження буде чітке розуміння бізнес-процесів вашої компанії та того, який функціонал вам необхідний. Так ви заощадите час на пошуку потрібної системи, адже звертатимете увагу на функції, а не на красиву картинку.
Висновок: Функціонал CRM має максимально збігатися з усіма бізнес-процесами компанії. Тільки в такому разі система працюватиме на вас і приноситиме результат.
Служба підтримки CRM
Один із ключових факторів успішного впровадження та подальшої експлуатації CRM — наявність надійної служби підтримки, чи то вендор системи, чи інтегратор, який із нею працює. Це питання потрібно продумати заздалегідь, інакше є ризик витратити значні ресурси на впровадження, але зіткнутися з ситуацією, коли в разі виникнення проблем допомогу отримати просто ні від кого.
На що звернути увагу:
- Швидкість реакції: дізнайтеся, наскільки оперативно реагує служба підтримки CRM і які види питань вона готова вирішувати.
- Вартість послуг: визначте, чи входить підтримка у вартість системи, чи є окремою платною послугою — це важливо закласти в бюджет проєкту.
- Обмеження вендора: якщо ви плануєте впроваджувати CRM самостійно, врахуйте, що стандартна підтримка від розробника (вендора) часто обмежена і не завжди здатна допомогти у специфічних ситуаціях.
Рекомендація: Якщо ви не готові довго чекати на відповідь і хочете, щоб питання вирішувалися швидко, краще заздалегідь укласти договір з інтегратором, який має досвід роботи саме з вашою CRM. Знайти таких фахівців можна як у самого вендора, так і через відкриті джерела — пошукові системи або професійні спільноти.
Висновок: Служба підтримки це допоміжний інструмент вашого проєкту. Вона забезпечує стабільну роботу CRM, мінімізує ризики простою та дозволяє швидше розв’язувати поточні питання та задачі.
Інтеграція з програмним забезпеченням
Крім функціонала CRM, який ви визначили для себе, важливо заздалегідь перевірити, чи підтримує система інтеграції з тими додатками та сервісами, які ви вже використовуєте. Це стосується як стандартних інструментів (пошта, месенджери, платформи сайтів), так і спеціалізованих сервісів — бухгалтерії, складського обліку, служб доставки, платіжних систем тощо.
Як це визначити:
- Проаналізуйте свої бізнес-процеси та складіть список усіх сервісів, якими користуєтеся.
- Звірте цей список із тими інтеграціями, які пропонує CRM — безпосередньо у вендора або через інтегратора.
- Врахуйте ризики: якщо потрібної інтеграції немає, її доведеться замовляти як індивідуальну розробку. А це:
- додаткові витрати;
- витрати часу;
- можливі ризики того, що функціонал працюватиме не ідеально.
Приклади:
- Логістика: якщо для відправлення замовлень ви використовуєте Нову Пошту, Укрпошту або Meest, переконайтеся, що CRM вміє автоматично передавати замовлення в ці сервіси.
- Оплати: якщо ви приймаєте оплату через Visa, MasterCard, LiqPay або інші платформи, перевірте наявність готової інтеграції.
- Сайт: якщо ваш ресурс працює на WordPress або іншій платформі електронної комерції — переконайтеся, що CRM може синхронізуватися з ним без складних доопрацювань.
Висновок: Заздалегідь перевірена наявність інтеграцій економить час, гроші та нерви. Краще витратити ресурси на цей аналіз зараз, ніж потім зіткнутися з необхідністю додаткової розробки та непередбачуваним результатом.
Зручність використання
Важливий критерій при виборі CRM — інтуїтивна простота та зрозумілість системи. Тут йдеться не лише про те, щоб менеджери швидко опанували інтерфейс, а й про те, щоб система була зрозумілою власнику та керівнику компанії, який контролюватиме роботу всієї команди.
Як перевірити зручність використання:
- Протестуйте наочно: завантажте демоверсію CRM або подивіться навчальні відео на YouTube, де детально показують роботу системи.
- Спробуйте базові дії: внесення нового клієнта, створення завдання, перегляд звітів.
- Оцініть доступність: наскільки легко зрозуміти інтерфейс, логіку роботи та звіти людині, яка далека від технічних нюансів.
Чому це важливо:
- Контроль: якщо керівник компанії не розуміє, як користуватися CRM, йому буде складно контролювати роботу співробітників.
- Командна робота: CRM використовуватиме вся команда: менеджери, бухгалтери, склад, маркетинг. Система має бути зрозумілою для всіх, інакше вона стане джерелом помилок, а не інструментом спрощення роботи.
- Швидкість: раніше ви заносили клієнта в блокнот, вказуючи стать, вік, контактні дані та товар. У CRM все має бути так само просто і логічно, щоб внесення інформації не займало зайвого часу.
Висновок: Обираючи CRM, переконайтеся, що інтерфейс інтуїтивно зрозумілий, дії логічні, а звіти — легко виводяться на екран. Система повинна робити роботу простішою, а не ускладнювати її.
Вартість CRM-системи
При виборі CRM важливо розуміти, за що саме ви платите і які витрати будуть постійними. Основні статті витрат включають:
- Ліцензію або передплату на систему — часто це щомісячна або щорічна оплата.
- Кількість користувачів та обсяг інформації, яку зберігає компанія.
- Додаткові функції та інтеграції з іншими сервісами.
- Технічну підтримку — як стандартну від вендора, так і при роботі з інтегратором.
Якщо впровадження виконує інтегратор, окремо оплачується робота команди фахівців, налаштування процесів та навчання співробітників. Тому проєкт впровадження — це не лише встановлення CRM, а й усі супутні роботи, які забезпечують її ефективне використання.
Важливо враховувати: постійні витрати супроводжуватимуть систему протягом усього часу її експлуатації. Якщо ви припините оплачувати ліцензію або підтримку — CRM просто перестане працювати.
Практична порада:
- Розрахуйте вартість CRM на найближчі 1–2 роки, щоб розуміти термін окупності.
- Якщо система окупається за пів року–рік — впровадження має економічний сенс.
- Якщо прогнозована окупність перевищує два роки — спочатку варто збільшити прибуток компанії, а вже потім впроваджувати CRM.
Висновок: при виборі CRM оцінюйте співвідношення ціна/якість, враховуйте всі витрати, терміни ліцензії, доступність додаткових функцій та підтримку. Це дозволить зробити усвідомлений вибір, який принесе результат бізнесу.
Підсумки та висновки
Ми сподіваємося, що описані п’ять факторів допоможуть вам розібратися, чи потрібна вашій компанії CRM-система і яку користь вона може принести. Ці рекомендації корисні як при самостійному впровадженні, так і при роботі з інтегратором.
Адже проводячи такий аналіз, ви отримаєте розуміння, на що звертати увагу, які функції та інтеграції дійсно важливі, як оцінювати зручність системи та бюджет проєкту.
Якщо вам складно або потрібна допомога — ми можемо проконсультувати та супроводжувати впровадження. Просто залиште заявку, і ми обговоримо ваші завдання.
Чому працювати з інтегратором простіше та ефективніше:
- Експертність: у вас є фахівці, які щодня займаються впровадженням CRM. Вони знають, які функції важливі, а що можна не використовувати, як правильно налаштувати інтеграції та процеси.
- Економія ресурсів: вони допомагають із підбором системи, налаштуванням та навчанням команди, заощаджуючи ваш час та гроші.
- Точність вибору: використання цих п’яти факторів під час консультації з інтегратором дозволяє швидше та точніше підібрати систему, яка реально працює на ваш бізнес, а не тільки «красиво виглядає» на презентації.
Поради з цієї статті допоможуть вам розібратися, що саме потрібно вашій компанії, а робота з інтегратором зробить впровадження простішим, швидшим, безпечнішим та ефективнішим за самостійні спроби.
Необхідно впровадити CRM? Команда CRM EXPERTS допоможе вам, для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com, або пишіть нам в месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію і наші фахівці обов’язково допоможуть вам з даним питанням 🙂
