Аудит CRM или «сколько денег вы не дозарабатываете ведя систему неправильно?»

Настройка CRM

Каждый владелец бизнеса хочет, что бы его CRM система работала на 100%. Каждый РОП хочет, что бы CRM помогала выполнять планы отделу продаж.

У вас есть CRM, вы её ведете уже не первый год. Внедряли, возможно даже с подрядчиком. И вот вы в ней работаете, продлеваете время от времени лицензии со своим интегратором и все вроде, как хорошо… Но есть подозрение, что хоть система и работает – результат не такой, как хотелось, продажи не ахти.

А может результата нет и вовсе и вы подумываете отказываться от системы с мыслями «наверно нам не подходит CRM» или «наша сфера особенная, у нас CRM не даст результатов». Ну что же, не спешите ставить крест на системе – данная статья, если не решит проблемы описанные выше, то как минимум поможет понять, где и как ситуацию можно улучшить кардинально. Поехали!

Что такое аудит CRM системы?  Это виртуальная сессия на которой наши специалисты (аналитики и технические специалисты) проверяют вашу CRM систему по довольно большому списку показателей. Этот список варьируется, в зависимости от назначения аудита. Список состоит из более чем 150 пунктов.

По-другому аудит еще могут называть диагностикой. Это тоже верно. Но для чего вообще нужен аудит CRM системы и кому он, в принципе, необходим?  В первую очередь аудит необходим самому пользователю CRM системы !

Почему? Потому что аудит проводится профессиональными интеграторами которые:

  • знают CRM систему досконально,
  • знают все нюансы и тонкости ее использования, так как внедрили и настроили не один десяток CRM систем под различные виды бизнесов,
  • сразу знают на что надо обратить внимание и где могут быть ошибки в использовании CRM системы,
  • знают, что менеджеры не любят делать в системе и где они любят сачковать, чтоб меньше поработать.
  • покажут где клиент может терять свой потенциальный заработок и сколько это в деньгах. Покажут и расскажут, как этого можно избежать в дальнейшем.
В среднем суммы, которые компании недополучают некорректно работая в CRM: 5000$ — 40000$ в зависимости от ниши и величины среднего чека

Основные цели аудита CRM-системы:

  1. Выявить накопившиеся ошибки (нехватка полей, отсутствие автоматизации, некачественное ведение клиентской базы, сломанные интеграции и прочие ошибки)
  2. Определить качество работы сотрудников в системе
  3. Определить актуальность и уровень подключенных интеграций
  4. Определить потенциал прибыли от работы с текущими клиентами (часто компании делают ставку на работу с новыми клиентами и не работают с текущей базой. Мы подскажем как не потерять клиента, даже после его отказа).

Как проводится аудит?

  1. Вы оставляете заявку на проведение аудита. Иногда мы предлагаем провести акционный бесплатный аудит.
  2. Мы проводим интервью с собственниками CRM системы, руководителем отдела продаж и менеджерами чтобы выяснить, какие есть проблемы с их точки зрения.
  3. Проверим настройки и логику базового функционала amoCRM (Найдем неактуальные воронки, выявим причины сделок без задач, проработаем алгоритмы ведения сделок)
  4. Проверим настройки и логику внешних интеграций с amoCRM (Определим цели использования виджетов и поможем оптимизировать расходы на интеграции со сторонними сервисами)
  5. Предложим стратегию развития CRM системы (Устранение критических ошибок, внедрение аналитики и контроля качества, создание регламентов для работы в amoCRM)
  6. Предоставим детальный отчет (Все рекомендации по изменениям в CRM системе мы оформим в подробный и последовательный отчет, который вы сможете использовать как руководство к действию).

Типы аудита и встречающиеся проблемы:

Мы выделяем  три основные типа  аудита CRM системы:

  • Предварительный аудит CRM системы или диагностика. Это самый простой вид аудита, скажем так, не очень углубленный. Однако все основные показатели правильной работы CRM системы там обязательно проверяются.
  • Плановый аудит CRM системы. Всем нашим постоянным покупателям и тем, кто заказывает у нас постоянное технической сопровождение, мы проводим 1 раз в 9 месяцев плановый аудит CRM системы. Он практически аналогичен предварительному аудиту, где проверяются все основные показатели правильной работы.
  • Технический аудит CRM системы. Это специфический аудит, который заказывается специально когда собственник чувствует или явно видит, что система допускает ошибки и работает некорректно.

Наиболее встречающиеся проблемы, которые находят в CRM наши эксперты

  • В CRM-системе создаются дубли. Как этого избежать ?
    Проверить все каналы коммуникаций, чтобы они не создавали дубли. Исключить возможность создания дублей, подключив виджет запрета ручного ввода дубля
  • CRM есть, но результата нет. 95% систем, которые мы диагностируем — ведутся менеджерами некорректно, чаще всего, так что бы «руководство отстало». По итогу, даже после нескольких лет работы в такой системе — толку от такой клиентской базы нет.
  • Регламенты работы со сделками не соблюдаются. Существует регламент как менеджер должен работать со сделкой. Что с этим сделать ? Провести обучение менеджеров, установить виджет “запрет сделок без задач”
  • Безопасность данных под угрозой. Из-за неверной настройки прав доступа, уволенный сотрудник уносит из офиса не только свои вещи, но и вашу клиентскую базу. Как это предотвратить ?
    Настроить права импорта и экспорта контактов для рядовых сотрудников
    Распределить клиентскую базу между разными менеджерами
    Внедрить контроль качества, чтобы менеджеры не держали информацию о клиентах в блокнотах и собственных Excel-таблицах
И такое бывает. Один из наших клиентов терял на ровном месте свыше 12 400 000 долларов. Следуя простым рекомендациям и изменениям в работе — в короткий срок можно без привлечения маркетинга дополучить >600 000$

Часто задаваемые вопросы про аудит:

Что мне даст аудит CRM-системы ?
Главное, что вы поймете в ходе аудита – насколько ваша текущая CRM система закрывает потребности бизнес-процессов и помогает достичь сформированной перед внедрением цели.Кроме этого, вы узнаете, как улучшить работу с текущей базой клиентов, добиться более эффективной работы менеджеров, упростить взаимодействие с CRM для всей команды и научить руководителей управлять отделом, используя возможности системы и данные аналитики.

Смогу ли я сам применить ваши рекомендации ?
Мы собираем список рекомендаций в формате «Бери и делай». Последовательно выполнив серию улучшений, вы получите быстрое повышение эффективности работы сотрудников. Однако, часть рекомендаций будет содержать решения, которые могут потребуют участия технических специалистов или разработчиков.

Как проходит аудит: онлайн или в офисе, как долго, в каком виде даются рекомендации ?
Аудит начинается с получения вашей заявки. С вами связывается наш консультант, уточняет данные о вашей компании, запрос и зоны роста, которые вы сами ощущаете в вашей CRM.В удобное для вас время назначается виртуальная сессия — Zoom, Anydesk или другой удобный для вас сервис видеосвязи. Таких сессий, обычно, мы проводим от 1 до 3. Это не влияет на стоимость аудита. Во время этой сессии наш специалист просит показать (если это Zoom) или сам смотрим вместе с Вами (если это anydesk)  ключевые настройки CRM системы. Часть рекомендаций и идей по оптимизации процессов вы получаете прямо на виртуальной сессии. Остальные рекомендации в виде отчета приходят вам на почту или мессенджер в течение 5 рабочих дней после аудита в pdf формате.

А можно, чтобы вы сами исправили все в моей CRM ?
Безусловно можно. Ознакомившись со списком рекомендаций от наших экспертов, вы сможете составить техническое задание и с нашей помощью подобрать оптимальный формат участия наших технических специалистов в настройке вашей CRM-системы. Обычно мы указываем это в нашем отчете.

В каких случаях нужен технический аудит?
Мы выделяем 3 ситуации, когда технический аудит обязателен.

  1. Если руководители или сотрудники замечают ошибки в работе CRM. Система вызывает негатив со стороны сотрудников.
  2. Если руководитель не может получить корректные данные по продажам из CRM и есть сомнения в качестве работы сотрудников в системе.
  3. Если вы год и более не оптимизировали процессы в CRM-системе. Интеграции и бизнес-процессы, наверняка, устарели. Плюс, появились новые необходимые вам функции, которые вы до сих пор не используете.

Вопрос безопасности моих данных при аудите ?
Мы хорошо понимаем, что CRM система содержит все данные о продажах, прибыли и клиентах вашей компании. Каждый наш сотрудник подписал обязательство о неразглашении персональных данных наших клиентов.Мы строго соблюдаем политику конфиденциальности данных и работает по соглашению NDA. Все, что увидит наш сотрудник во время проведения аудита вашей CRM, не будет передано третьим лицам или использовано им в личных интересах. Мы никогда не ведем видеозапись виртуальных сессий. Репутация и имидж нашей компании — один из главных приоритетов каждого нашего сотрудника. 

Для удобства и гибкости мы предлагаем как пакетное сопровождение CRM на регулярной основе, так и разовые технические сессии, которые оцениваются по часам.

Всем нашим клиентам мы предлагаем воспользоваться нашей услугой “Техническое сопровождение CRM”. Стоимость такой услуги составляет 1200 грн в месяц. При оплате за 6 месяцев (7200 грн) получаете + 1 месяц бесплатно!  В данную услугу включается периодический аудит системы 1 раз в каждые 9 месяцев.

Необходимо провести аудитCRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Закажите аудит системы и наши специалисты предоставят Вам рекомендации по улучшению настроек и эффективности работы в CRM🙂

Оцените статью
( 2 оценки, среднее 5 из 5 )