Каждый владелец бизнеса хочет, что бы его CRM система работала на 100%. Каждый РОП хочет, что бы CRM помогала выполнять планы отделу продаж.
У вас есть CRM, вы её ведете уже не первый год. Внедряли, возможно даже с подрядчиком. И вот вы в ней работаете, продлеваете время от времени лицензии со своим интегратором и все вроде, как хорошо… Но есть подозрение, что хоть система и работает – результат не такой, как хотелось, продажи не ахти.
А может результата нет и вовсе и вы подумываете отказываться от системы с мыслями «наверно нам не подходит CRM» или «наша сфера особенная, у нас CRM не даст результатов». Ну что же, не спешите ставить крест на системе – данная статья, если не решит проблемы описанные выше, то как минимум поможет понять, где и как ситуацию можно улучшить кардинально. Поехали!
Что такое аудит CRM системы? Это виртуальная сессия на которой наши специалисты (аналитики и технические специалисты) проверяют вашу CRM систему по довольно большому списку показателей. Этот список варьируется, в зависимости от назначения аудита. Список состоит из более чем 150 пунктов.
По-другому аудит еще могут называть диагностикой. Это тоже верно. Но для чего вообще нужен аудит CRM системы и кому он, в принципе, необходим? В первую очередь аудит необходим самому пользователю CRM системы !
Почему? Потому что аудит проводится профессиональными интеграторами которые:
- знают CRM систему досконально,
- знают все нюансы и тонкости ее использования, так как внедрили и настроили не один десяток CRM систем под различные виды бизнесов,
- сразу знают на что надо обратить внимание и где могут быть ошибки в использовании CRM системы,
- знают, что менеджеры не любят делать в системе и где они любят сачковать, чтоб меньше поработать.
- покажут где клиент может терять свой потенциальный заработок и сколько это в деньгах. Покажут и расскажут, как этого можно избежать в дальнейшем.
Основные цели аудита CRM-системы:
- Выявить накопившиеся ошибки (нехватка полей, отсутствие автоматизации, некачественное ведение клиентской базы, сломанные интеграции и прочие ошибки)
- Определить качество работы сотрудников в системе
- Определить актуальность и уровень подключенных интеграций
- Определить потенциал прибыли от работы с текущими клиентами (часто компании делают ставку на работу с новыми клиентами и не работают с текущей базой. Мы подскажем как не потерять клиента, даже после его отказа).
Как проводится аудит?
- Вы оставляете заявку на проведение аудита. Иногда мы предлагаем провести акционный бесплатный аудит.
- Мы проводим интервью с собственниками CRM системы, руководителем отдела продаж и менеджерами чтобы выяснить, какие есть проблемы с их точки зрения.
- Проверим настройки и логику базового функционала amoCRM (Найдем неактуальные воронки, выявим причины сделок без задач, проработаем алгоритмы ведения сделок)
- Проверим настройки и логику внешних интеграций с amoCRM (Определим цели использования виджетов и поможем оптимизировать расходы на интеграции со сторонними сервисами)
- Предложим стратегию развития CRM системы (Устранение критических ошибок, внедрение аналитики и контроля качества, создание регламентов для работы в amoCRM)
- Предоставим детальный отчет (Все рекомендации по изменениям в CRM системе мы оформим в подробный и последовательный отчет, который вы сможете использовать как руководство к действию).
Типы аудита и встречающиеся проблемы:
Мы выделяем три основные типа аудита CRM системы:
- Предварительный аудит CRM системы или диагностика. Это самый простой вид аудита, скажем так, не очень углубленный. Однако все основные показатели правильной работы CRM системы там обязательно проверяются.
- Плановый аудит CRM системы. Всем нашим постоянным покупателям и тем, кто заказывает у нас постоянное технической сопровождение, мы проводим 1 раз в 9 месяцев плановый аудит CRM системы. Он практически аналогичен предварительному аудиту, где проверяются все основные показатели правильной работы.
- Технический аудит CRM системы. Это специфический аудит, который заказывается специально когда собственник чувствует или явно видит, что система допускает ошибки и работает некорректно.
Наиболее встречающиеся проблемы, которые находят в CRM наши эксперты
- В CRM-системе создаются дубли. Как этого избежать ?
Проверить все каналы коммуникаций, чтобы они не создавали дубли. Исключить возможность создания дублей, подключив виджет запрета ручного ввода дубля - CRM есть, но результата нет. 95% систем, которые мы диагностируем — ведутся менеджерами некорректно, чаще всего, так что бы «руководство отстало». По итогу, даже после нескольких лет работы в такой системе — толку от такой клиентской базы нет.
- Регламенты работы со сделками не соблюдаются. Существует регламент как менеджер должен работать со сделкой. Что с этим сделать ? Провести обучение менеджеров, установить виджет “запрет сделок без задач”
- Безопасность данных под угрозой. Из-за неверной настройки прав доступа, уволенный сотрудник уносит из офиса не только свои вещи, но и вашу клиентскую базу. Как это предотвратить ?
Настроить права импорта и экспорта контактов для рядовых сотрудников
Распределить клиентскую базу между разными менеджерами
Внедрить контроль качества, чтобы менеджеры не держали информацию о клиентах в блокнотах и собственных Excel-таблицах
Часто задаваемые вопросы про аудит:
Что мне даст аудит CRM-системы ?
Главное, что вы поймете в ходе аудита – насколько ваша текущая CRM система закрывает потребности бизнес-процессов и помогает достичь сформированной перед внедрением цели.Кроме этого, вы узнаете, как улучшить работу с текущей базой клиентов, добиться более эффективной работы менеджеров, упростить взаимодействие с CRM для всей команды и научить руководителей управлять отделом, используя возможности системы и данные аналитики.
Смогу ли я сам применить ваши рекомендации ?
Мы собираем список рекомендаций в формате «Бери и делай». Последовательно выполнив серию улучшений, вы получите быстрое повышение эффективности работы сотрудников. Однако, часть рекомендаций будет содержать решения, которые могут потребуют участия технических специалистов или разработчиков.
Как проходит аудит: онлайн или в офисе, как долго, в каком виде даются рекомендации ?
Аудит начинается с получения вашей заявки. С вами связывается наш консультант, уточняет данные о вашей компании, запрос и зоны роста, которые вы сами ощущаете в вашей CRM.В удобное для вас время назначается виртуальная сессия — Zoom, Anydesk или другой удобный для вас сервис видеосвязи. Таких сессий, обычно, мы проводим от 1 до 3. Это не влияет на стоимость аудита. Во время этой сессии наш специалист просит показать (если это Zoom) или сам смотрим вместе с Вами (если это anydesk) ключевые настройки CRM системы. Часть рекомендаций и идей по оптимизации процессов вы получаете прямо на виртуальной сессии. Остальные рекомендации в виде отчета приходят вам на почту или мессенджер в течение 5 рабочих дней после аудита в pdf формате.
А можно, чтобы вы сами исправили все в моей CRM ?
Безусловно можно. Ознакомившись со списком рекомендаций от наших экспертов, вы сможете составить техническое задание и с нашей помощью подобрать оптимальный формат участия наших технических специалистов в настройке вашей CRM-системы. Обычно мы указываем это в нашем отчете.
В каких случаях нужен технический аудит?
Мы выделяем 3 ситуации, когда технический аудит обязателен.
- Если руководители или сотрудники замечают ошибки в работе CRM. Система вызывает негатив со стороны сотрудников.
- Если руководитель не может получить корректные данные по продажам из CRM и есть сомнения в качестве работы сотрудников в системе.
- Если вы год и более не оптимизировали процессы в CRM-системе. Интеграции и бизнес-процессы, наверняка, устарели. Плюс, появились новые необходимые вам функции, которые вы до сих пор не используете.
Вопрос безопасности моих данных при аудите ?
Мы хорошо понимаем, что CRM система содержит все данные о продажах, прибыли и клиентах вашей компании. Каждый наш сотрудник подписал обязательство о неразглашении персональных данных наших клиентов.Мы строго соблюдаем политику конфиденциальности данных и работает по соглашению NDA. Все, что увидит наш сотрудник во время проведения аудита вашей CRM, не будет передано третьим лицам или использовано им в личных интересах. Мы никогда не ведем видеозапись виртуальных сессий. Репутация и имидж нашей компании — один из главных приоритетов каждого нашего сотрудника.
Для удобства и гибкости мы предлагаем как пакетное сопровождение CRM на регулярной основе, так и разовые технические сессии, которые оцениваются по часам.
Всем нашим клиентам мы предлагаем воспользоваться нашей услугой «Техническое сопровождение CRM». Стоимость такой услуги составляет 50$ в месяц. При оплате за 6 месяцев ( 300$ ) получаете + 1 месяц бесплатно! В данную услугу включается периодический аудит системы 1 раз в каждые 9 месяцев.
Необходимо провести аудитCRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Закажите аудит системы и наши специалисты предоставят Вам рекомендации по улучшению настроек и эффективности работы в CRM🙂
