Аудит CRM або «скільки грошей ви недоотримуєте, неправильно використовуючи систему?»

Кожен власник бізнесу хоче, щоб його CRM-система працювала на 100%. Кожен керівник відділу продажів мріє, щоб CRM допомагала виконувати плани відділу продажів.

У вас є CRM, ви її ведете вже не перший рік. Впроваджували, можливо навіть з підрядником. І ось ви в ній працюєте, продовжуєте час від часу ліцензії зі своїм інтегратором і все нібито добре… Але є підозра, що хоч система і працює – результат не такий, як хотілося, продажі не дуже.

А може результату немає і зовсім, і ви подумуєте відмовлятися від системи з думками «напевно нам не підходить CRM» або «наша сфера особлива, у нас CRM не дасть результатів». Ну що ж, не поспішайте ставити хрест на системі – ця стаття, якщо не розв’язати проблеми, описані вище, то як мінімум допоможе зрозуміти, де і як ситуацію можна поліпшити кардинально. Поїхали!

Що таке аудит CRM системи? Це віртуальна сесія, на якій наші фахівці (аналітики та технічні спеціалісти) перевіряють вашу CRM систему за досить великим переліком показників. Цей перелік варіюється, залежно від призначення аудиту. Перелік складається з більш ніж 150 пунктів.

Інакше аудит ще можуть називати діагностикою. Це теж вірно. Але для чого взагалі потрібен аудит CRM системи й кому він, в принципі, необхідний? В першу чергу аудит необхідний самому користувачеві CRM системи !

Чому? Тому що аудит проводиться професійними інтеграторами, які:

• досконало знають CRM-систему,
• знають усі нюанси та тонкощі її використання, оскільки впровадили та налаштували не один десяток CRM-систем для різних видів бізнесу,
• відразу знають, на що слід звернути увагу і де можуть бути помилки у використанні CRM-системи,
• знають, що менеджери не люблять робити в системі і де вони люблять сачкувати, щоб менше працювати.
• покажуть, де клієнт може втрачати свій потенційний заробіток і скільки це в грошах. Покажуть і розкажуть, як цього можна уникнути в майбутньому.

Основні цілі аудиту CRM-системи:

Виявити накопичені помилки (нестача полів, відсутність автоматизації, неякісне ведення клієнтської бази, зламані інтеграції та інші помилки)

Визначити якість роботи співробітників в системі

Визначити актуальність та рівень підключених інтеграцій

Визначити потенціал прибутку від роботи з поточними клієнтами (часто компанії роблять ставку на роботу з новими клієнтами та не працюють з поточною базою. Ми підкажемо, як не втратити клієнта, навіть після його відмови)

Як проводиться аудит?

• Ви залишаєте заявку на проведення аудиту. Іноді ми пропонуємо провести акційний безплатний аудит.
• Ми проводимо інтерв’ю з власниками CRM-системи, керівником відділу продажів і менеджерами, щоб з’ясувати, які є проблеми на їх погляд.
• Перевіримо налаштування і логіку базового функціоналу amoCRM (знайдемо неактуальні воронки, виявимо причини угод без завдань, опрацюємо алгоритми ведення угод)
• Перевіримо налаштування та логіку зовнішніх інтеграцій з amoCRM (визначимо цілі використання віджетів і допоможемо оптимізувати витрати на інтеграції зі сторонніми сервісами)
• Запропонуємо стратегію розвитку CRM системи (Усунення критичних помилок, впровадження аналітики та контролю якості, створення регламентів для роботи в amoCRM)
• Надамо детальний звіт (Всі рекомендації щодо змін в CRM системі ми оформимо в детальний і послідовний звіт, який ви зможете використовувати як керівництво до дії).

Типи аудиту та поширені проблеми

Ми виділяємо три основні типи аудиту CRM-системи:

• Попередній аудит CRM-системи або діагностика. Це найпростіший вид аудиту, не дуже глибокий. Проте всі основні показники правильної роботи CRM-системи там обов’язково перевіряються.
• Плановий аудит CRM-системи. Усім нашим постійним клієнтам і тим, хто замовляє у нас технічний супровід, ми проводимо раз на 9 місяців плановий аудит CRM-системи. Він практично аналогічний попередньому аудиту, де перевіряються всі основні показники правильної роботи.
• Технічний аудит CRM-системи. Це специфічний аудит, який замовляється, коли власник бізнесу відчуває або явно бачить, що система припускається помилок й працює некоректно.

Часті запитання про аудит

Що мені дасть аудит CRM-системи?

Головне, що ви зрозумієте під час аудиту – наскільки ваша поточна CRM-система закриває потреби бізнес-процесів і допомагає досягти цілей, визначених перед її впровадженням.
Окрім цього, ви дізнаєтесь, як покращити роботу з поточною базою клієнтів, підвищити ефективність роботи менеджерів, спростити взаємодію з CRM для всієї команди та навчити керівників управляти відділом, використовуючи можливості системи та дані аналітики.

Чи зможу я сам застосувати ваші рекомендації?

Ми збираємо список рекомендацій у форматі «Бери й роби». Послідовно виконавши серію покращень, ви отримаєте швидке зростання ефективності роботи співробітників.
Однак частина рекомендацій міститиме рішення, що потребують участі технічних спеціалістів або розробників.

Як проходить аудит: онлайн чи в офісі, скільки триває, у якому вигляді даються рекомендації?

Аудит починається з отримання вашої заявки. З вами зв’язується наш консультант, уточнює дані про компанію, ваш запит та зони зростання, які ви самі відчуваєте у CRM.
У зручний для вас час призначається віртуальна сесія — Zoom, Anydesk або інший сервіс відеозв’язку. Зазвичай таких сесій ми проводимо від 1 до 3, і це не впливає на вартість аудиту.
Під час сесії наш спеціаліст просить показати (якщо це Zoom) або сам переглядає разом із вами (якщо це AnyDesk) ключові налаштування CRM-системи. Частину рекомендацій ви отримуєте прямо на сесії, решту — у вигляді звіту на пошту чи месенджер протягом 5 робочих днів після аудиту у форматі PDF.

А можна, щоб ви самі виправили все в моїй CRM?

Звісно, можна. Ознайомившись зі списком рекомендацій від наших експертів, ви зможете скласти технічне завдання й з нашою допомогою обрати оптимальний формат участі технічних спеціалістів у налаштуванні вашої CRM-системи. Зазвичай ми вказуємо це у звіті.

У яких випадках потрібен технічний аудит?

Ми виділяємо 3 ситуації, коли технічний аудит обов’язковий:

• Якщо керівники чи співробітники помічають помилки в роботі CRM, і система викликає негатив у користувачів.
• Якщо керівник не може отримати коректні дані про продажі з CRM і виникають сумніви у якості роботи менеджерів у системі.
• Якщо ви рік і більше не оптимізували процеси в CRM-системі. Інтеграції та бізнес-процеси, скоріш за все, застаріли. До того ж з’явились нові потрібні функції, які ви досі не використовуєте.

Питання безпеки даних під час аудиту

Ми добре розуміємо, що CRM-система містить усі дані про продажі, прибуток і клієнтів вашої компанії.

Кожен наш співробітник підписав зобов’язання про нерозголошення персональних даних клієнтів. Ми суворо дотримуємось політики конфіденційності й працюємо за угодою NDA.
Усе, що побачить наш спеціаліст під час аудиту CRM, не буде передано третім особам чи використано у власних інтересах. Ми ніколи не ведемо відеозапис віртуальних сесій.
Репутація та імідж нашої компанії — один із пріоритетів кожного нашого співробітника.

Додаткові послуги

Для зручності та гнучкості ми пропонуємо як пакетний супровід CRM на регулярній основі, так і разові технічні сесії, що оцінюються погодинно.

Технічний супровід CRM

Вартість послуги — 50$ на місяць.
При оплаті за 6 місяців (300$) ви отримуєте +1 місяць безкоштовно.
У послугу входить періодичний аудит системи 1 раз на кожні 9 місяців.

Хочете отримати аудит вашої CRM? Наберіть нас прямо зараз! У CRM EXPERTS ми допоможемо розібратися у всіх тонкощах вашої системи та знайдемо, де ви губите гроші.

Або залиште заявку на сайті crmexperts.ua, або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам із вашим питанням 🙂