По мере увеличения заявок в отделе продаж каждая компания сталкивается с одной проблемой: задач становится больше, а времени и ресурсов — нет. Менеджеры физически не успевают обработать тот объём заявок, которые получают. А руководство постоянно помогает и делает работу за сотрудников. И при этом продажи возрастают в лучшем случае, на 4-5 % если вы вкладываетесь только в рекламу.
Хочется продавать больше, обрабатывать заявки быстрее и при этом не нанимать новых сотрудников. Хочется, чтобы процессы работали стабильно, а не держались на отдельных людях и их памяти. Но что способно помочь бизнесу в таком случае? Внедрение CRM системы, которое поможет стандартизировать работу отдела продаж, а также ускорить обработку заявок.
CRM-система позволяет автоматизировать ту ручную работу, которая не приносит прибыли и оставить менеджерам то, что действительно влияет на продажи и их количество.
Мы в CRM EXPERTS считаем, что автоматизация это то, без чего современному бизнесу просто не обойтись и подготовили 5 простых советов, которые вы сможете внедрить в работу компании уже сейчас просто используя CRM систему.
Распределяйте лидов между менеджерами с помощью CRM
Без автоматизации распределения лидов ваши менеджеры обрабатывают абсолютно всех лидов из общей кучи. И это приводит к тому, что часть клиентов, которые готовы купить прямо сейчас просто теряется.
Зачастую распределение лидов лежит еще и на руководителе отдела продаж, ведь каждый новый запрос нужно вручную принять, понять, кому его отдать, и назначить ответственного менеджера. Если у вас 100 лидов в день — вы повторяете одно и то же действие 100 раз. В среднем на одного лида уходит 3–4 минуты. В итоге — около 6 часов в день только на распределение. Фактически один человек работает не на результат, которым является продажа, а просто перебрасывает заявки.
CRM решает этот вопрос один раз — и навсегда. Вы настраиваете правила, по которым заявки автоматически попадают на этап квалификации, а дальше система сама распределяет их между менеджерами: одни получают приоритетные и сложные запросы, другие — входящие лиды на первичную обработку. И вам больше не нужно тратить время на распределение заявок.
Сам этап квалификации тоже легко автоматизируется. Например, после получения заявки клиенту автоматически отправляется анкета с уточняющими вопросами. Глубина и сложность квалификации зависит от ваших продуктов и услуг, но принцип один — менеджер получает уже структурированную информацию, а не «пустой» лид. И уже после этого может легко начать диалог с клиентом.
Дополнительно CRM позволяет сегментировать потенциальных клиентов по ключевым параметрам, которые вы выбираете самостоятельно, например:
- географии,
- каналу продаж,
- источнику обращения,
- маркетинговой кампании,
- отрасли,
- конкретному продукту или услуге.
И вот здесь начинается самое интересное. Практика показывает: около 20% клиентов приносят 80% выручки. Если применить принцип Парето ещё раз, окажется, что примерно 4% клиентов дают более 60% дохода. А значит, задача CRM — не просто распределять лиды, а помогать продавцам фокусироваться именно на тех запросах, которые реально делают деньги.
Пример воронки продаж
Автоматические рассылки для клиентов
У каждого отдела продаж есть такой момент, что необходимо отправлять клиентам сообщения с различными предложениями или напоминаниями.
Но отправка 100 писем по лидам — это не 100 продаж, это 100 одинаковых действий. Текст один и тот же, меняется только имя получателя. Вопрос простой: зачем делать одно и то же вручную 100 раз, если вы не создаёте никакой новой ценности, а просто копируете и вставляете?
CRM снимает эту механическую нагрузку полностью. Вы один раз создаёте шаблоны писем — и система сама подставляет имя, компанию, источник обращения и другие данные. В результате вы тратите минуты вместо часов и освобождаете время команды для реальной работы с клиентами.
Следующий шаг — автоматические правила. Например, каждый новый лид сразу получает приветственное письмо с нужным содержанием. И вам больше не нужно тратить по несколько часов на рассылку.
Более того, вы можете выстроить цепочки писем: система будет автоматически отправлять сообщения в зависимости от того, как клиент ответил на квалификационную анкету, на каком этапе он находится и какие данные о нём уже известны. Все эти сценарии вы настраиваете сами — под свой бизнес, свои продукты и свою воронку.
И самое важное: эти цепочки можно анализировать. Смотреть, какие письма открывают, на какие отвечают, какие сценарии реально приводят к продажам. CRM превращает рассылку из хаотичной переписки в управляемый инструмент, который масштабируется без увеличения штата и спокойно обрабатывает ещё несколько десятков лидов.
Напоминайте сотрудникам о работе с клиентами
Для бизнеса критично не упустить новый лид и не терять контакт с клиентом. Можно генерировать заявки, но если реагировать на них медленно или оставлять без следующего действия — продаж не будет. Когда вся команда занята только текущими клиентами и развитием сделок, а новые лиды обрабатываются по остаточному принципу.
Итог предсказуем — в какой-то момент поток клиентов просто заканчивается.
Так что вопрос не «что важнее — новые или текущие», а как успевать и то, и другое при ограниченных ресурсах.
CRM решает это системно. С помощью фильтров и настроек интерфейса вы в любой момент видите:
- какие сделки планируются к закрытию в этом месяце;
- по каким лидам нужен звонок или ответное письмо;
- где не было контакта 7, 14 или 30 дней;
- какие клиенты требуют внимания прямо сейчас.
Дальше подключается автоматизация. Если система видит, что большая часть ежедневных действий — это письма, обновление данных и постановка задач, нет смысла делать это вручную. Настраиваются короткие стандартные ответы, которые отправляются автоматически, и менеджер реагирует на запросы мгновенно, а не «когда дойдёт очередь».
Плюс — напоминания о звонках, встречах и касаниях в течение дня. CRM не забывает, не отвлекается и не уходит на перерыв, она всегда напоминает о том, что нужно обозначить следующий шаг. В результате клиенты получают внимание вовремя, менеджеры работают по приоритетам, а бизнес не теряет деньги из-за отсутствия дисциплины.
Автоматическое сообщение напоминание, об услуге.
Список задач, которые должен сделать менеджер, для перевода на следующий этап.
Посмотреть пример, как мы создали систему напоминаний вы можете в нашем кейсе: внедрение CRM для застройщика.
Упрощайте процесс продажи
Очень часто в малом бизнесе возникает проблема: многие услуги требуют согласования и обсуждения с руководством. Менеджеры теряют время на ожидание одобрения, сделки тормозятся, а клиенты уходят к конкурентам.
Если разложить процесс вручную, всё выглядит так:
создать задачу → передать менеджеру → дождаться одобрения → вернуться к сделке.
Вопрос простой: если цель — закрыть сделку, зачем вам все эти лишние шаги?
Правильный подход — встроить согласование прямо в воронку продаж.
Этап согласования появляется автоматически только тогда, когда действительно нужен:
- изменилась стоимость контракта;
- увеличилась скидка;
- поменялись условия предоплаты;
- сделка вышла за рамки стандартных условий.
Если условия стандартные — сделка идёт дальше без остановок.
Если нет — система сама отправляет её на согласование нужному руководителю. И вам не нужно просить руководство ознакомиться с документами и дать ответ. Благодаря системе задачи очень легко отслеживать.
А также благодаря CRM вы можете настроить тригеры, которые автоматически отправляют документ на согласование, или дают менеджерам инструкции для принятия решений, если руководство не доступно.
Такой подход приводит к тому, что вы сокращаете присутствие человеческого фактора в принятии решений. И более эффективно продаете свой продукт.
Инициируйте общение с клиентом
Если вы просто ждёте, пока клиент сам проявит инициативу, то в 76% случаев вы его потеряете. Ваша задача привлекать клиента и напоминать ему о себе.
Настройте правила общения: CRM автоматически назначает задачи менеджерам по прошествии определенного срока, к примеру: «Через 4 дня позвонить клиенту», если клиент пропал со связи и звонок неуспешен, то система рассылает письма. А срабатывают тригеры с помощью статусов.
Также мы рекомендуем пересмотреть базу и расставить приоритеты. Один из примеров сегментации клиентов:
- Категория A — 4% самых ценных клиентов, которые приносят основной доход постоянно покупая ваш продукт. Настройте задачи для персонального общения менеджеров по продажам и проявите к этим клиентам особенное внимание.
- Категория B — это сегмент постоянных клиентов, обеспечивающих 20–25% клиентской базы и около 15% выручки компании. Они стабильны, часто пользуются услугами конкурентов, но имеют потенциал роста до категории A. Используйте комбинацию автоматических писем и персонального контакта для взращивания таких клиентов.
- Категория C — это наименее ценная, но самая многочисленная группа (50–60% базы), приносящая лишь около 5% прибыли. Достаточно автоматических писем и рассылок для напоминания о себе.
- Категория D — сложный тип клиента, которого нужно взращивать и постепенно вызывать интерес к вашему продукту. Попадаются в 20%-30% от всей базы. Не тратьте время на персональные задачи по клиентам, которые только проявляют интерес к вам и не готовы покупать. Включите их в рассылку, если хотите поддерживать контакт, но не гонитесь за продажей, поскольку им нужно время, чтобы понять, нужен ли им ваш продукт.
Так вы распределяете ресурсы по фактической ценности клиента и не тратите силы на ту аудиторию, которая не готова совершить покупку в ближайший месяц.
Все рекомендации из этой статьи можно внедрить в работу компании уже сегодня — при наличии CRM-системы. Это конкретные советы, которые начинают давать результат спустя несколько недель после внедрения.
Если CRM-системы у вас пока нет или текущая система не даёт ожидаемого эффекта, мы рекомендуем обращаться к профессионалам. Они смогут или внедрить, или настроить текущую систему.
О том, как правильно выбрать специалиста по внедрению, мы подробно писали в статье «Выбор интегратора для внедрения CRM» — обязательно посмотрите её перед стартом проекта.
Если вы хотите внедрить и настроить CRM-систему вместе с нами, просто напишите нам в Telegram или оставьте заявку на сайте — ссылку можно найти здесь.
Желаем вам стабильных продаж, повышения конверсии и уверенного развития бизнеса. Надеемся, что наши советы помогут вам улучшить работу вашей компании.
Вы в поисках своей CRM системы?
Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂
